Förändringar gällande mertid från 1 april 2026 - Visita - HRF 

De nya reglerna påverkar hur mertid och övertid ska 
beräknas och redovisas. Detta innebär justeringar i avtal, lönearter och hantering av arbetade timmar. Här kan du läsa mer om förändringarna. 

Vad ni som kund som omfattas av förändringarna behöver göra:

Efter att ni fyllt i formuläret kommer vi kunna: 

• Lägga till lönearter för de nya kontona  

• Kontrollera att alla mertid- och övertidsinställningar är gjorda enligt kollektivavtalet
• Byta ut kontot Övertid Mertid 45% till Övertid Mertid 35% i övertidsregeln
• Uppdatera ack regler för Komp 

FAQ

Så undviker du onödig övertid:

Hur Mertid funkar i Timeplan efter 1 april 2026:

Vad är en beräkningsperiod?
En beräkningsperiod är den tidsperiod där du  följer upp medarbetarens avtalade och arbetade tid.

Företag kan ha en gemensam beräkningsperiod för alla medarbetare eller flera olika, beroende på yrkesgrupp/avtal.

Enligt Visitas gäller:

• Timavlönade: Max 8 veckors period
• Månadsavlönade: Upp till 16 eller 26 veckors period

Hur skapar man en beräkningsperiod i Timeplan?

Gå till fliken Avtal → Beräkningsperioder och skapa t.ex. perioden ”8 veckor Timavlönade”.

Lägg sedan in datumintervallen som motsvarar varje period, t.ex.:

• 1 april–26 maj (8 veckor)
• 27 maj–21 juli (8 veckor)
• 22 juli-15 september (8 veckor)
  osv.

Du kan fylla på datumintervall i din beräkningsperiod löpande. 

Läs mer här om hur man skapar upp beräkningsperioder i Timeplan

Hur kopplar jag en medarbetare till en beräkningsperiod?

Gå till fliken Personal → vald medarbetare → Grundschema och perioder.
I den nedre delen av sidan väljer du ”Ny” och kopplar medarbetaren till den period medarbetaren ska ha, t.ex. ”8 veckor”.

Detta görs endast en gång, vid:

• anställningsstart, eller
• när reglerna börjar gälla (t.ex. 1 april)

Timeplan följer sedan automatiskt periodernas datumintervall.

Läs mer här om hur du kopplar på en beräkningsperiod på en medarbetare

Vad händer om arbetstiden förändras under perioden?

Om behovet förändras kan den anställde ta extra pass. Dessa hanteras via olika passtyper, eller nytt tillfälligt avtal. 

• Byte av arbetstid (Bytespass)
• Vikariat
• Särskild visstidsanställning
• Övertid
• Nytt tillfälligt avtal

Hur detta registreras avgör vilken ersättning som ska utgå.

När ska ett nytt tillfälligt avtal användas?

Används när medarbetaren tillfälligt går in för någon annan, t.ex. vid sjukdom eller om en medarbetare har en visstidsanställning

Skapas via:
Personal → vald medarbetare → Anställningsavtal → Nytt tillfälligt avtal

Det tillfälliga avtalet:
✔ anger period och omfattning
✔ läggs in mitt i det ordinarie avtalet
✔ återgår automatiskt till ordinarie avtal efter slut
✔ kan skrivas ut eller signeras digital

Läs mer här om hur du skapar ett nytt tillfälligt avtal

Kan jag registrera ett vikariat utan att skapa ett tillfälligt avtal?

Ja. Om situationen ändras snabbt och avtal inte hinner skapas kan du:

• Skapa arbetspasset på medarbetaren inne på fliken Stämplingar och saldon
• När arbetspasset är skapat, dubbelklicka då på arbetspasset
• Byt passtyp från Normaltid till ”Vikariepass”

Timeplan förstår då att det är ett vanligt vikariat med ordinarie lön - inte övertid.

För extra tydlighet kan du lägga in en kommentar för vem medarbetaren vikarierar för.

Obs:
Om tillfälligt avtal inte används bör överenskommelsen dokumenteras på annat sätt, t.ex. via e‑post.

När ska jag använda ett Bytespass?

Ett Bytespass används om chef och medarbetare kommit överens om att byta arbetstider, t.ex.:

”Om du tar passet imorgon får du vara ledig nästa fredag.”

Bytespass ger normal lön, inte övertid.

Så här gör du:

• Skapa arbetspasset på medarbetaren inne på Stämplingar och saldon
• När arbetspasset är skapat, dubbelklicka då på arbetspasset
• Byt passtyp från Normaltid till ”Bytespass”
• Kom ihåg att ta bort det arbetspasset som medarbetaren har bytt bort.

För extra tydlighet kan du lägga in en kommentar som visar vilket pass som bytts bort.

När ska övertid användas?

Övertid används när varken vikariat eller bytespass är aktuellt och den anställde arbetar mer än den avtalade tiden.

Så här gör du:

• dubbelklicka på arbetspasset på Stämplingar och saldon
• välj passtyp ”Övertid”

Ersättning beräknas enligt övertidsreglerna:

• Övertid vid separat pass: +90 %
• Övertid i direkt anslutning till ordinarie pass:
  • de första 2 timmarna: 35 % extra
  • därefter: 70 % extra

Det finns flera sätt att följa upp medarbetarens timmar under beräkningsperioden:

✔ Veckoavstämningsrapporten

Visar aktuell status för hela perioden.

✔ Veckoöversikten

På inställningar i Veckoöversikten behöver man välja inställningen ”Schemalagd tid inkl. frånvaro” då visas avvikelser mellan avtalad och planerad tid under beräkningsperioden, då markerad med röd text och tooltip.

✔ Personal → vald medarbetare → Periodavstämning

Här utför du avstämning av timmarna när medarbetarens beräkningsperiod är slut.

Vad gör jag när beräkningsperioden är slut?

Administratören går till fliken:
Personal → vald medarbetare → Periodavstämning

Timeplan fyller automatiskt i:

• start- och slutdatum på beräkningsperioden
• avtalad tid
• faktiskt arbetad normal tid

Om arbetad tid överstiger avtalad tid tar systemet hänsyn till:

• Bytespass (ger timlön)
• Vikariepass (ger timlön)

Återstående överskjutande tid kan betalas ut som:

• Mertid i pengar (35%), eller
• Mertid i tid (x1.5)

När perioden är avstämd börjar nästa period automatiskt.

Efter att de nya funktionerna är implementerade i Timeplan, är det viktigt att ni:

• Stämmer av att nya beräkningsperioder finns på medarbetarna
• Tar ut rapporter för perioden före 1 april 2026.
• Undviker att öppna låsta perioder (detta riskerar att fel saldon genereras för perioden innan 31 mars 2026.)