Hantera avdelningar och befattningar

Administration · Steg-för-steg-guide

Modul: Administration

Tillvalsmodul: Personal & Administration för sidan Avdelning

För administratörer som ansvarar för organisation och personal

Uppdaterad 2026-10-23 11:39

Kort svar

Skapa en avdelning för att samla arbetsuppgifter som hör ihop, till exempel arbetsuppgifterna i en restaurang. Skapa en befattning för att beskriva medarbetarens roll i anställningsavtalet, till exempel kock eller servitör. Här får du hjälp att skilja uppgifterna åt och kontrollera vad en ändring innebär för befintliga avtal, attestering och kostnadsprognoser.

Förberedelse

Innan du börjar

Kontrollera att din administratörsprofil ger dig rätt att ändra på sidorna Avdelning, Arbetsuppgift och Befattningar. Sidan Avdelning kräver tillvalsmodulen Personal & Administration. Sidan Befattningar ingår i grundfunktionaliteten och kräver inte den tillvalsmodulen.

Bestäm vilka arbetsuppgifter som ska höra till varje avdelning och vilka befattningar som behöver finnas i anställningsavtalen. Om ni använder externa nummer eller id:n, stäm av dem med den som ansvarar för kopplingen till lönesystemet. Du kan följa avdelningsdelen eller befattningsdelen var för sig; du behöver inte skapa en ny avdelning för att lägga upp en befattning.

[!NOTE] Tre olika begrepp En avdelning samlar arbetsuppgifter. En arbetsuppgift är den nivå som medarbetare och arbetspass normalt kopplas till. En befattning beskriver medarbetarens roll i anställningsavtalet. De tre uppgifterna kan samverka, men de ersätter inte varandra.

Steg för steg

Hantera avdelningar

Skapa en avdelning på sidan AvdelningÖppna sidan Avdelning, välj Ny och ange Avdelningens namn. Komplettera vid behov med beskrivning och externt nummer. Välj Spara och kontrollera att avdelningen finns kvar med rätt namn innan du går vidare.

Avdelningsnamnet behöver vara unikt inom det aktuella företaget. Välj ett namn som användarna kan känna igen i planering, administration och uppföljning, inte bara en intern förkortning som kräver förkunskaper.
Använd Beskrivning när namnet inte tydligt förklarar vilka arbetsuppgifter som hör till avdelningen. En bra beskrivning gör det lättare att välja rätt nivå när organisationen senare ändras.
Externt nummer visas när lönesystemet är Agda eller Hogia Lön Plus. Värdet behöver då motsvara samma avdelning i lönesystemet; ändra det först efter att kopplingen har kontrollerats med den som ansvarar för löneexporten.
Sidan Avdelning är en egen sida både i vanlig och i förenklad organisation. Den ersätts alltså inte av sidan Organisation. Om du saknar åtkomst behöver en administratör kontrollera tillvalsmodulen och din sidbehörighet. Inställningen för att använda avdelningar styr däremot om du kan välja avdelning på en arbetsuppgift, vilket beskrivs i nästa steg.

Koppla arbetsuppgifter till avdelningenÖppna den aktuella arbetsuppgiften. I förenklad organisation öppnar du den från sidan Organisation; annars använder du sidan Arbetsuppgift. Välj rätt Avdelning om fältet visas och välj Spara. Kontrollera kopplingen innan du fortsätter med nästa arbetsuppgift.

Strukturen blir Företag – Avdelning – Arbetsuppgift. Medarbetare och arbetspass kopplas normalt till arbetsuppgiften, medan avdelningen samlar flera arbetsuppgifter som hör ihop organisatoriskt.
Fältet Avdelning visas när företaget använder avdelningar. När fältet visas behöver du välja en avdelning innan arbetsuppgiften kan sparas. Om det inte visas ska du inte skapa en ny arbetsuppgift för att försöka få fram valet; kontrollera först företagets organisationsinställningar med den ansvariga administratören.
Ett byte av avdelning kan påverka administratörers åtkomst, planering, rapporturval och andra funktioner som använder organisationsstrukturen. Gör därför ändringen när du också kan kontrollera de viktigaste berörda vyerna.
Timeplan stoppar flytten om en aktiv behovsmall i den tidigare avdelningen använder arbetsuppgiften. Stäm av ändringen med den som ansvarar för bemanningsbehovet och uppdatera behovsmallen så att den motsvarar den nya organisationen. Försök sedan spara arbetsuppgiftens nya avdelning igen.
En inaktiv arbetsuppgift räknas fortfarande som kopplad till sin avdelning. Inaktivering frigör därför inte avdelningen för borttagning. Behåll kopplingen tills ni vet var arbetsuppgiften faktiskt hör hemma; ta inte bort den enbart för att kunna rensa avdelningslistan.

Ta bort en avdelningKontrollera att inga arbetsuppgifter, inte heller inaktiva, längre hör till avdelningen. Öppna sedan rätt avdelning och välj Ta bort. Läs eventuell bekräftelse innan du går vidare och kontrollera efteråt att avdelningen inte längre finns bland de vanliga valen. > [!WARNING] > Flytta inte arbetsuppgifter bara för att kunna ta bort avdelningen > Kontrollera först var arbetsuppgifterna ska höra hemma och vilka urval eller behörigheter som påverkas. Om avdelningen fortfarande behövs för att beskriva organisationen är det bättre att låta den finnas kvar.

Timeplan tillåter inte borttagning när en arbetsuppgift som inte har tagits bort fortfarande är kopplad till avdelningen. Det gäller även arbetsuppgifter som har markerats som inaktiva.
Börja med att ta reda på vart de kvarvarande arbetsuppgifterna ska flyttas. En tillfällig flytt till en godtycklig avdelning kan skapa fel urval och behörigheter, även om den gör borttagningen tekniskt möjlig.
Om ni överväger att ta bort en arbetsuppgift, börja med Visa användning på arbetsuppgiften. Den hjälper er att hitta kopplingar, men läs också ett eventuellt stoppmeddelande när borttagning prövas. Avtal, planering och andra beroenden kan hindra borttagningen, och en lista över användning ska inte tolkas som tillstånd att radera uppgiften.
När avdelningen tas bort försvinner den från de vanliga valen, men Timeplan behåller uppgifterna om den för historikens skull. Det är inte samma sak som att radera gamla arbetspass eller anställningsavtal. En oanvänd befattning tas däremot bort permanent, vilket förklaras i befattningsdelen nedan.
Om avdelningen används av ett externt lönesystem bör den som ansvarar för löneintegrationen kontrollera kopplingen både före och efter ändringen. Ett borttaget eller återanvänt externt nummer kan annars få en annan betydelse i nästa export.

Steg för steg

Hantera befattningar

Skapa en befattning på sidan BefattningarÖppna sidan Befattningar, välj Ny och ange Namn och Befattningsnummer. Välj Typ och lägg gärna till en beskrivning av rollen. Välj Spara och kontrollera att befattningen finns i listan innan du fortsätter. > [!WARNING] > Kontrollera typen innan du ändrar en befattning som redan används > Anställningsbevis som visar gruppangivelse använder befattningens aktuella typ när dokumentet skapas, även om det gäller ett äldre anställningsavtal. Ett typbyte kan därför ändra gruppangivelsen i ett nytt dokument utan att det gamla avtalet har ändrats.

Namnet behöver vara unikt bland aktiva befattningar. Timeplan föreslår ett befattningsnummer som är ett högre än det högsta befintliga numret; det fyller alltså inte automatiskt ett tomrum i nummerserien. Kontrollera förslaget mot organisationens egen numrering innan du sparar.
Externt id är frivilligt men behöver vara unikt bland aktiva befattningar när det används. Om en integration matchar befattningen med detta värde kan en ogenomtänkt ändring innebära att nästa export eller import inte längre hittar rätt roll.
Typ används i anställningsbevis som visar gruppangivelse. Kvalificerat yrkesarbete, som är förvalt för en ny befattning, motsvarar grupp 1. Yrkesarbete motsvarar grupp 2. Välj den klassificering som ska stå i dokumentet; fältet ger inget val för grupp 3.
Typvalet ändrar inte i sig lön, beräkningsregler, planering, attestering eller löneexport. Det ska därför inte användas som ett sätt att införa nya anställningsvillkor. Om sådana villkor behöver ändras måste de hanteras i det berörda avtalet.
En ny befattning kan bli valbar direkt eller behöva läggas till i avtalets urval, beroende på inställningarna. Följ steget Kontrollera var befattningen får användas nedan innan du börjar använda den i medarbetarnas avtal.

Kontrollera inställningen AvdelningschefKontrollera om befattningen ska använda de särskilda chefsreglerna. Markera i så fall kryssrutan Avdelningschef och ange Genomsnittlig timkostnad. När du har kontrollerat följderna nedan väljer du Spara och kontrollerar de sparade värdena. > [!WARNING] > Chefsinställningen påverkar även medarbetare som redan har befattningen > Stäm av attestansvaret och timkostnaden innan du sparar. Inställningen är inte bara en beskrivande titel: den påverkar vem som får attestera medarbetarens händelser i Åtgärdslistan och vilken timkostnad som används i prognoser.

För en medarbetare med en befattning markerad som Avdelningschef får endast administratörer med attesteringsrollen Attesteringsansvarig attestera medarbetarens händelser i Åtgärdslistan.
När Timeplan beräknar prognostiserad timkostnad används befattningens genomsnittliga timkostnad i stället för medarbetarens faktiska lön. Det skyddar den individuella löneuppgiften, men gör samtidigt att kostnadsvärdet behöver hållas aktuellt.
Ange timkostnaden som ett heltal mellan 0 och 9999. Ett tomt fält sparas som 0, inte som en instruktion att använda den faktiska lönen. Kontrollera därför beloppet med den kostnadsansvariga i stället för att lämna fältet tomt när rätt belopp är okänt.
Om en sparad chefsbefattning har värdet 0 visar Timeplan en varning, eftersom kostnadsprognosen då inte kan ge ett rimligt resultat. Be den kostnadsansvariga bekräfta värdet innan befattningen börjar användas.
Inställningen ska inte användas som en allmän etikett för vem som leder ett arbetspass. Den ändrar verkliga behörighets- och kostnadsregler och behöver därför motsvara organisationens beslutade arbetssätt.

Kontrollera var befattningen får användasÖppna sidan Avtalsinställningar för rätt avtal och kontrollera urvalet under Befattning. Lägg till den nya befattningen om avtalet använder ett begränsat urval och välj Spara om du har ändrat något. Kontrollera därefter att befattningen går att välja i rätt anställningsavtal, utan att spara en oavsiktlig ändring på medarbetaren. > [!WARNING] > Kontrollera befattningen innan du sparar ett äldre anställningsavtal > Om den gamla befattningen inte längre är tillåten kan fältet få ett annat värde eller bli tomt när avtalet öppnas. En senare sparning kan då ersätta eller rensa den gamla befattningen, även om du bara tänkte ändra en annan uppgift. Ta inte bort befattningar ur urvalet utan att först bedöma följderna för befintliga avtal.

När alla aktiva befattningar är valda i Avtalsinställningar finns ingen särskild begränsning till dagens lista. Även nya aktiva befattningar blir då tillåtna automatiskt. Har ni i stället valt ut vissa befattningar behöver den nya läggas till i det urvalet. Minst en befattning måste vara vald för att inställningarna ska kunna sparas.
Om befattningen saknas i ett anställningsavtal kontrollerar du därför först avtalets inställningar. Skapa inte en ny befattning med nästan samma namn; det gör både urvalet och eventuella integrationer svårare att förstå. Kontrollera också mallar för självregistrering som ska använda befattningen.
Ett ändrat urval skriver inte om befintliga anställningsavtal direkt. Risken uppstår när ett äldre avtal med en numera otillåten befattning öppnas och sparas. Om bara en befattning är tillåten väljs den automatiskt, och en sparning ersätter det gamla värdet.
Om flera befattningar är tillåtna visas i stället ett tomt val när den gamla befattningen inte längre finns i urvalet. Är befattning obligatorisk måste du välja en innan avtalet kan sparas. Är fältet frivilligt kan en sparning med tomt val rensa den gamla befattningen. Kontrollera alltså både urvalet och vad som faktiskt står i fältet innan du sparar.
En befattning som används på något anställningsavtal, även ett äldre, eller i en mall för självregistrering kan inte tas bort. Ändra inte historiska avtal enbart för att kunna rensa listan. En helt oanvänd befattning tas bort permanent, så kontrollera att den verkligen inte behövs innan du använder Ta bort på sidan Befattningar.
Kontrollera en medarbetare som redan har befattningen om du ändrar Avdelningschef eller genomsnittlig timkostnad. Då ser du om attestrollen och prognosvärdet får den avsedda följden i praktiken.
När Externt id används bör ett prov göras i den berörda integrationen eller exporten. Att befattningen går att spara i Timeplan visar inte i sig att det externa systemet accepterar det nya värdet.

Avslutning

Kontrollera resultatet

Förväntat resultat

Kontrollera att varje avdelning innehåller rätt arbetsuppgifter och att de viktigaste administratörerna fortfarande ser det de ska. Kontrollera därefter att den nya befattningen går att välja i rätt anställningsavtal, att eventuellt externt id matchar integrationen och att Avdelningschef ger avsedd attest- och kostnadseffekt.

Hjälp

Vanliga frågor

Varför visas inte sidan Avdelning?

Kontrollera att tillvalsmodulen Personal & Administration är aktiv och att din administratörsprofil ger åtkomst. Sidan Avdelning är separat även i en förenklad organisation. Blanda inte ihop sidåtkomsten med fältet Avdelning på en arbetsuppgift: det fältet visas bara när företaget använder avdelningar.

Varför går en avdelning inte att ta bort?

Minst en arbetsuppgift som inte har tagits bort hör fortfarande till avdelningen. Även en inaktiv arbetsuppgift räknas som kopplad. Ta reda på var arbetsuppgiften ska höra hemma och ändra kopplingen bara om det stämmer med organisationen. Inaktivering räcker inte, och borttagning ska inte användas som en genväg för att komma förbi kontrollen.

Varför går en befattning inte att ta bort?

Befattningen används på ett anställningsavtal eller i en mall för självregistrering. Även äldre anställningsavtal räknas. Låt befattningen finnas kvar om den behövs för dessa kopplingar; skriv inte om historiska avtal bara för att kunna ta bort den.