Hantera sjukdom, karens och vård av barn

• Använd även Kalender för att få överblick över en längre period. Kontrollera särskilt första och sista frånvarodagen och eventuella lediga dagar däremellan. En ledig dag i en sjukperiod är inte samma sak som en dag med schemalagda frånvarotimmar.
• När medarbetaren har rapporterat heldagsfrånvaron själv visas en medarbetarsymbol med uppgift om vem som lade till den och när. Om du byter frånvarokod försvinner den uppgiften från dagarna i det ändrade intervallet. Om koden lämnas oförändrad behålls uppgiften.
• Kontrollera även om dagen redan innehåller deldagsfrånvaro. Timeplan räknar heldags- och deldagsfrånvaro var för sig; en ny heldagskod ersätter inte automatiskt den andra registreringen. Lägg därför inte in två frånvarodelar för samma sak.

TTimeplan×+

←→↻education.timeplan.se⋮

På sidan Stämplingar och saldon jämför du dagens planering med registrerad tid och frånvaro.

• Koderna hanteras på sidan Avvikelsekoder och kopplas där till avtalen. En sjukdomskod ska vara av typen Sjukdom för att användas i Timeplans sjukberäkning. Kodens namn kan däremot skilja sig mellan olika Timeplan-miljöer, så välj er fastställda kod i stället för att utgå enbart från namnet.
• Perioden gäller alla datum från och med startdatumet till och med slutdatumet. Ange samma datum i båda datumfälten om du bara ska ändra en dag. Hela intervallet behöver ligga inom ett sammanhängande anställningsavtal och utanför avslutade löneperioder. Om frånvaron fortsätter över ett avtalsskifte behöver du registrera delarna inom respektive avtal och kontrollera att rätt kod finns där.
• Välj Barn när koden kräver det. Barnen hämtas från medarbetarens sida Närstående/barn. Om rätt barn saknas behöver uppgiften kompletteras där innan frånvaron registreras. Välj inte ett annat barn för att komma vidare.
• En äldre kod som visas med (inaktiv) går inte att välja för en ny registrering. Den kan finnas kvar på tidigare registrerad frånvaro. Be den som ansvarar för avtalet kontrollera vilken aktuell kod du ska använda.
• Kontrollera valet Skapa ledigt pass vid frånvaro hel dag innan du fortsätter. Det används för att göra pass tillgängliga för bemanning enligt era inställningar. Det är inte ett sätt att ange deldagsfrånvaro, och när deldagsfrånvaro sparas används inte detta val.

TTimeplan×+

←→↻education.timeplan.se⋮

Dialogen samlar kodvalen och perioden. Barnvalet visas när den valda koden kräver det.

• OK i frånvarodialogen lägger bara in dina val på sidan. Registreringen sparas först när du väljer sidans Spara. Lämna därför inte sidan direkt efter att dialogen har stängts.
• När dagen sparas skickas den vidare för ny beräkning. Öppna den sparade dagen igen och kontrollera frånvarokoden, perioden och barnuppgiften, så att du ser att rätt uppgifter finns kvar.
• Om ett felmeddelande visas vid sparningen ska du först läsa tillbaka dagen och kontrollera vad som faktiskt finns registrerat. Utgå inte från att alla ändringar har återställts, och lägg inte in samma frånvaro en gång till utan att kontrollera resultatet.

• Om medarbetaren går hem sjuk innan passet är slut ska utstämplingen motsvara den verkliga sluttiden. För att sjukdomskoden ska gå att använda i den situationen behöver den vara vald för Tidig utstämpling på sidan Avvikelsekoder. Vid sjukfrånvaro före en sen ankomst gäller i stället Sen instämpling.
• När du lägger till en saknad stämpling via sidan Stämplingar och saldon används avvikelsekoden utan ett eget val om bara en kod är tillämplig. Kontrollera därför vilken orsak den nya registreringen får, även om ingen fråga om orsak visas.
• Vård av barn ska inte förutsättas finnas bland samma stämplingsorsaker som sjukdom. Koder av typen Föräldraledig används för hel- eller deldagsfrånvaro, inte för valen Sen instämpling och Tidig utstämpling. Följ ert arbetssätt för vab och använd deldagsregistrering när det är den avsedda vägen.
• Saknas en stämpling behöver den verkliga tiden först bekräftas av medarbetaren eller arbetsledaren. Följ därefter guiden Korrigera stämplingar och manuella saldon. En tid som Timeplan föreslår är ett hjälpmedel, inte bevis på när medarbetaren arbetade.
• Lägg inte samtidigt in deldagsfrånvaro för samma frånvarotid som redan hanteras genom stämplingen. Jämför den arbetade tiden med den beräknade frånvaron innan du bedömer om något behöver rättas.

• I Tid anger du frånvarons längd, inte ett klockslag för när den börjar eller slutar. För en kod med fast procent visar fältet procentsatsen och går inte att ändra. Procentsatsen beräknas utifrån anställningens veckoarbetstid, inte genom att Timeplan drar samma procent från just dagens arbetspass.
• Dialogen har plats för en heldagskod och en deldagskod per datum. Den har inte två separata deldagsrader. Om du behöver kombinera olika slags frånvaro behöver du därför följa guiden om flera frånvarokoder och kontrollera det sammanlagda utfallet.
• Ange samma start- och slutdatum för en enstaka dag och välj barn om någon av koderna kräver det. Kontrollera därefter både koderna och perioden innan du väljer OK och sedan sidans Spara.
• Om både heldags- och deldagskoden avser sjukdom används heldagskoden när sjukperioden bestäms. Datumet räknas inte som två sjukdagar för att två koder finns. Frånvarotiderna beräknas däremot var för sig, så detta är inte ett skydd mot dubbla timmar.

• När sjukberäkningen görs i Timeplan fördelas sjukfrånvaron mellan avvikelsekodens Karenskonto, vanliga Konto och Konto försäkringsk.. Kontrollera därför hela sjukperioden, inte bara ett enskilt kontos saldo på en dag.
• Karensgränsen i Timeplans beräkning utgår från 20 procent av anställningens veckoarbetstid. Tid som redan har förts till karenskontot under samma sjukperiod räknas av från den återstående karensen. Karensen behöver därför inte vara färdig under den första sjukdagen.
• Inställningen Återinsjuknande på avvikelsekoden avgör hur långt bak Timeplan söker efter tidigare sjukfrånvaro. Sökningen använder kalenderdatum, och lediga dagar bryter inte i sig sambandet. I en svensk Timeplan-miljö ingår även mellanliggande kalenderdagar i sjukdagens nummer när en tidigare sjukdag hittas. Den inställningen ska inte förväxlas med en instruktion att registrera arbetade timmar på lediga dagar.
• När karensen är färdigräknad jämför Timeplan antalet registrerade sjukdatum med värdet i Sjukperiod. Till och med den gränsen ligger sjukfrånvaron kvar på kodens vanliga konto; därefter förs den till Konto försäkringsk.. Det är alltså inte tillräckligt att titta på sjukdagens nummer. Kontrollera också vilka datum som faktiskt har sjukfrånvaro innan du bedömer fördelningen.
• Om flera sjukdomskoder används i samma avtal behöver den avtalsansvarige kontrollera att de har samma värde för Återinsjuknande. Olika värden ger inte ett säkert underlag för att bedöma en ny sjukperiod.
• Sjuk-OB kräver att frånvaron omfattas av reglerna på avtalets sida OB-regler och att ett sjukkonto har valts där. Med Beräkna OB – Under sjukperiod behålls sjuk-OB under arbetsgivarperioden, men inte för karensdelen eller efter sjukperiodens gräns. Med Alla dagar behålls det även för dessa delar. Ett uteblivet OB-saldo ska därför kontrolleras mot både frånvaron och avtalsinställningarna.

• Funktionen gäller heldagsfrånvaro för idag. Dagens uppgifter behöver vara publicerade till appens startsida, och medarbetaren får inte ha någon stämpling som används för idag. Det behöver också finnas en tillåten frånvarokod. Funktionen används inte när det primära avtalets beräkningssätt är Avvikelserapportering i appen.
• När appen är online kan medarbetaren välja en kod i dialogen Välj orsak till frånvaro. Frånvaron registreras direkt vid valet; det finns inget extra sparsteg. Vänta tills appen har visat resultatet innan du försöker på nytt.
• Funktionen kräver inte tillvalet Stämpla i app. Den använder inte heller stämplingens IP-begränsning eller krav på platsuppgift. Medarbetaren kan därför rapportera frånvaron även när stämpling inte är tillåten från det aktuella nätverket, förutsatt att frånvarofunktionens egna villkor ovan är uppfyllda. Vanlig åtkomst och inloggning i appen behövs fortfarande.
• Att arbetspassets starttid har passerat stänger inte i sig funktionen. Det är bland annat dagens publicerade uppgifter och befintliga stämplingar som avgör om den visas, inte enbart klockslaget.
• Om medarbetaren har valt fel använder hen Ångra rapporterad frånvaro för sin egen registrering för idag. Frånvaron tas då bort direkt, utan en extra bekräftelse. Frånvaro som en administratör har registrerat går däremot inte att ersätta eller ångra på detta sätt; då behöver medarbetaren kontakta administratören.
• En kod med Barn måste anges kan inte samtidigt ha Rapportera frånvaro idag. Om vabregistreringen kräver att ett barn väljs behöver ni alltså använda ett annat av era frånvaroflöden.
• Om medarbetarens registrering redan är korrekt ska du inte lägga in samma frånvaro igen. Om du behöver rätta koden bör ni först stämma av vad medarbetaren faktiskt anmälde.

TTimeplan×+

←→↻education.timeplan.se⋮

Bild 3. I det här exemplet kan medarbetaren välja Sjuk eller Vård av barn som orsak till dagens frånvaro. Valet registrerar frånvaron direkt. Välj Avbryt om ingen frånvaro ska registreras.