Passtypen beskriver vilken sorts arbete ett pass avser, medan dagprofilen kopplar avtalets regler till rätt dagar och situationer. Börja med passtypen, kontrollera avtalets inställningar och välj sedan vilka regler dagprofilen ska använda. Följ upp ett vanligt arbetspass, en helgdag och eventuella egna passtyper innan ni använder inställningarna bredare.
Bestäm vilket avtal som ska ändras och vilka resultat ni förväntar er. Ta fram de OB-regler, helgdagsregler, kostavdragsregler, jour- och beredskapsregler och övertidsregler som behövs. Reglerna skapas på sina egna sidor; dagprofilen väljer vilka av dem som ska användas.
Sidan Passtyper kräver Timeplan Support-behörighet. Ta därför hjälp av Timeplan Support om en ny typ behöver skapas eller en befintlig typ behöver ändras. Du kan sedan arbeta med det aktuella avtalets inställningar och dagprofiler med den behörighet som gäller för dessa sidor.
Välj några tydliga provfall i en lämplig testmiljö: ett vanligt arbetspass, ett datum i en helgdagsgrupp och ett pass av den egna typen. Anteckna avtal, dag, förväntad tid, regel och resultatkonto. Använd samma medarbetare och datum när du jämför planeringen med Stämplingar och saldon, så att skillnader inte bara beror på olika underlag.
Passtyper är gemensamma. När klassificeringen eller arbetstidskontrollen ändras för en befintlig passtyp används det nya värdet även för pass som redan hänvisar till typen. En ny rapport över en tidigare period kan därför visa andra värden, trots att lagrade saldon inte har räknats om. Bestäm om ni behöver en ny typ i stället för att ändra betydelsen på en typ som redan används.
Att spara en dagprofil eller avtalsinställning räknar inte om tidigare saldon. Om ändringen ska gälla redan beräknade dagar behöver ni välja rätt avtal, alla berörda företag och ett tillåtet datumintervall för en separat omräkning. Kontrollera resultaten efteråt innan underlaget används vidare.
Bilden visar dagens tabell. Inställningarna på exempelraderna är vägledning om var valen finns, inte rekommenderade värden för ert avtal.
- Normalpass, Komptidpass, Jourpass och Beredskapspass har fasta roller. Ett namn som innehåller ”övertid” ger inte automatiskt en övertidsberäkning. Välj typen efter hur passet ska användas och kontrollera dess avtalsregler separat.
- Ange ett tydligt Namn och en kort Förkortning. De behöver vara unika även jämfört med inaktiva typer och får innehålla högst 50 respektive 10 tecken. Om en uppgift saknas eller redan används markeras cellen, och Spara går inte att använda förrän alla rader är giltiga.
- Under Planerad och faktiskt arbetad tid väljer du Ordinarie för arbete som hör till den ordinarie anställningen, Utökad för arbete utanför den eller Ingen när passet inte ska räknas som planerad tid. En ny egen typ föreslår Ingen, så gör valet medvetet även när namnet redan ser rätt ut.
- Utökad kan ingå i verksamhetens planerade tid utan att ingå när medarbetarens planerade och avtalade tid jämförs. Jämför därför samma slags summering när ni följer upp typen. Den fullständiga skillnaden mellan planering, årsavstämning och export finns i sidartikeln Passtyper.
- Inkludera i ATL-kontroll är ett separat val som används i planering och tidrapportsberäkning. Kontrollera det tillsammans med klassificeringen; de två valen ersätter inte varandra.
- När en egen typ sparas första gången får varje aktivt avtal och dess dagprofiler inställningar för typen. De nya avtalsraderna får en minsta gräns och ett avrundningssteg på en minut, men inget summeringskonto. Mertid först och avrundning bara i början är avstängda. Gå igenom alla berörda avtal innan typen används.
- Med Aktiv avstängt behålls typen i historiken men erbjuds inte i vanliga nya passval. Inaktivering byter inte typ på gamla pass. Om ni behöver en annan betydelse är en ny typ därför ofta mer lämplig än att återanvända en äldre.
Bilden visar en del av dagprofilens formulär. Gråmarkerade dagar och grupper tillhör andra profiler. Regelvalen är exempel och behöver anpassas till ert avtal.
- Ge profilen ett namn som visar vilka dagar eller situationer den gäller för. En profil som bara används för helgdagsgrupper behöver inte ha en veckodag markerad. Utgå därför från vilka datum profilen ska träffa, inte från att varje profil måste vara en veckodagsprofil.
- En markerad kryssruta som går att ändra hör till den öppna profilen. En gråmarkerad, låst ruta visar däremot att dagen eller gruppen redan hör till en annan profil i samma avtal. Om kopplingen ska flyttas behöver den först ändras i den profil som använder den.
- Helgdagsgrupper och deras datum hanteras på sidan Helgdagar. Kontrollera datumet där när en förväntad profil inte används. Att grupperna har liknande namn säger inte om de omfattar samma datum.
- En matchande helgdagsprofil går före den vanliga veckodagsprofilen. Om datumet ingår i grupper på flera profiler används den med lägst prioritetstal. En regel i en lägre prioriterad profil blir inte automatiskt reserv om den första profilen saknar ett önskat resultatkonto.
- Pilarna i översiktens Prioritet flyttar profilen ett steg och sparar ordningen direkt. Kontrollera därför överlappande datum innan du använder pilen och följ upp berörd planering och beräkning efteråt. Prioriteten är mer än en sortering av listan.
- Kopiera återanvänder regelval, förkortningsinställningar och egna passtypsregler, men kopian får inga egna veckodagar eller helgdagsgrupper. Originalets kopplingar syns fortfarande gråmarkerade. Välj de lediga alternativ som kopian faktiskt ska använda i stället för att tolka de grå markeringarna som kopians egna val.
Bilden visar företag och datum i en demomiljö. Använd de datum som är tillåtna för era berörda företag och den period ni faktiskt behöver uppdatera.
- Från ett öppnat avtals huvudinställningar är avtalet redan bestämt. Kontrollera ändå att rätt avtal är öppet före Räkna om avtal; guiden utgår från denna väg, inte från avtalsöversiktens val av flera avtal.
- Markera alla företag som behöver omfattas. Det aktiva företaget är förvalt när det finns i listan, medan övriga behöver väljas. Listan ska inte tolkas som en färdig rekommendation om vilka företag ert ändrade avtal berör.
- Företagets datum under Från visar den tidigaste tillåtna dagen. Fråndatum behöver vara tillåtet för varje markerat företag, och slutdatum får inte ligga före fråndatum. Kontrollera båda fälten igen efter ändrat företagsurval; slutdatum ändras inte automatiskt och ett framflyttat fråndatum flyttas inte tillbaka om företaget avmarkeras.
- Välj Räkna om först när urvalet motsvarar den beslutade ändringen. Följ därefter upp saldon och beräkningsmeddelanden för de berörda medarbetarna. Funktionen beställer omräkning och gör ingen periodavstämning.
- Med Stäng lämnar du dialogen utan att begära omräkning. Använd det om urvalet eller regeländringen behöver kontrolleras först. Om ni inte kan välja ett avsett tidigare datum behöver löneperiodernas status granskas; försök inte kringgå den tillåtna gränsen.
Jämför de sparade valen med det underlag ni tog fram innan ändringen. Den vanliga dagen, datumet i helgdagsgruppen och den egna passtypens olika arbetssituationer ska ge de avsedda reglerna, tiderna och resultatkontona.
Kontrollera planering och saldon var för sig, särskilt om pass har kortats eller en äldre period har räknats om. När provfallen stämmer och resultaten är dokumenterade kan ni ta inställningarna i bredare bruk. Behåll underlaget så att en senare avvikelse går att jämföra med samma avtal, medarbetare och datum.
Markera först en helgdagsgrupp i profilen. Om gruppen är gråmarkerad hör den till en annan profil i avtalet och behöver hanteras där. När den sista egna gruppen tas bort rensas profilens helgdagsregel, så kontrollera regelvalet igen efter en flytt.
Kontrollera först vilket resultat du saknar på sidan Avtalsinställningar. För en separat mertidssummering behöver Beräkna först mertid vara valt, mertidsvillkoren vara uppfyllda och Summeringskonto vara angivet. En övertidssummering kräver däremot inte Beräkna först mertid. Där behöver du kontrollera summeringskontot, passtypens avrundning och dagprofilens övertidsregel för den aktuella arbetssituationen. En ny passtyp skapar rader i aktiva avtal men väljer inget summeringskonto åt dig.
Originalets dagar och grupper visas gråmarkerade även när kopian är öppen. De tillhör fortfarande originalet. Kopian återanvänder regler och förkortning, men du behöver välja dess egna lediga dagar eller grupper.
Kontrollera om datumet ingår i en helgdagsgrupp. En matchande helgdagsprofil går före veckodagsprofilen. Om flera sådana profiler matchar behöver du också jämföra deras prioritet.
Sparandet ändrar inställningarna utan att räkna om tidigare saldon. Om ändringen ska gälla historiska öppna datum behöver en separat omräkning beställas för rätt avtal, företag och period. Kontrollera resultaten efter körningen innan de används vidare.