Öppna medarbetarens Stämplingar och saldon på rätt dag. Jämför schema, frånvaro, stämplingar och meddelanden innan du lägger till en saknad stämpling eller ett manuellt saldo. Kontrollera beräkningen och dokumentera varför rättelsen gjordes.
Ta reda på vad som faktiskt hände, exempelvis genom medarbetaren, arbetsledaren eller ett annat godkänt tidsunderlag. Kontrollera att dagen täcks av ett giltigt anställningsavtal och ligger i en öppen löneperiod. Använd inte en uppskattad tid bara för att få bort ett felmeddelande.
Själva sidan ingår i Timeplan Bas, men Lägg till stämpling kräver Timeclockmodul eller Stämpla i app. För att arbeta med pass och frånvaro på sidan behövs Schemamodul Bas. Dina behörigheter kan dessutom begränsa vilka medarbetare och åtgärder du får arbeta med.
Ett manuellt saldo kan dölja en felaktig stämpling, ett saknat pass eller en felaktig frånvarokod utan att rätta orsaken. Börja med dagens underlag och använd manuellt saldo först när ett separat värde verkligen ska registreras.
- När du vill använda en sparad mall väljer du Lägg till arbetspass. Välj rätt mall med radens + i Sparade arbetspass. Mallens tider läggs då på dagen, men behöver fortfarande sparas med sidans Spara. Dubbelklicka på det tillagda passet om något behöver ändras. Den här väljaren innehåller inte en redigerare för ett eget nytt pass; använd den lediga tidslinjen för den vägen.
- Kontrollera Företag, Arbetsuppgift och Tid tillsammans. Ett företagsbyte ändrar vilka arbetsuppgifter och avtal du kan välja. Om sluttiden är tidigare än starttiden avser slutet nästa dag; kontrollera därför särskilt nattpass.
- Granska Typ, Rast och Kostavdrag när det valet visas. En manuellt vald rast ersätter inte alla andra avtalsregler. Registrerad rast har företräde för samma sammanhängande pass, och avtalets minimigräns för manuell rast gäller fortfarande. Läs mer i sidartikeln Rast om resultatet inte motsvarar den valda längden.
- Ingen rast anger en manuell rastlängd på noll. Valet - lämnar i stället passet utan en manuellt bestämd rastlängd. De valen betyder alltså inte samma sak när avtalet innehåller en rastregel.
- Ändra Kollektivavtal bara när ett bekräftat undantag ska gälla för passet. Det kräver särskild behörighet och påverkar beräkningen; det är inte en genväg för att få bort ett felmeddelande. Valet - betyder att passet inte har ett eget avtalsundantag.
- Skriv vid behov en Kommentar på passet. Den får innehålla högst 255 tecken och kan visas i rapporten Veckoschema under Planeringsrapporter. Passkommentaren är inte samma anteckning som dagens Admin-kommentar.
- Du kan också ändra passets kanter eller flytta hela passet i tidslinjen när redigering är tillåten. Tiderna följer det inställda tidssteget och angränsande pass begränsar flytten. Kontrollera de faktiska klockslagen efteråt. Både dialogändringar och ändringar i tidslinjen behöver sedan sparas med sidans Spara.
Bild 2. Här granskar du uppgifterna för ett befintligt arbetspass innan du väljer dialogens Spara.
Bild 3. Väljaren visar sparade arbetspass. Plustecknet vid en mall lägger till dess tider på den aktuella dagen.
- När du använder knappen söker Timeplan efter saknade in- och utstämplingar bland dagens pass. Ett pass utan instämpling kan ge förslaget In vid passets början. Finns instämpling men ingen utstämpling kan förslaget i stället bli Ut vid passets slut. Förslaget är redigerbart och skapar inte en stämpling av sig självt.
- Om Timeplan inte hittar ett användbart förslag kan dialogen börja med In, 00:00 och avtalets primära arbetsuppgift. Det gäller också när den arbetsuppgift som hör till förslaget inte kan väljas i dialogen. Gå därför igenom samtliga uppgifter, inte bara klockslaget.
- Välj Föregående dygn, Detta dygn eller Nästa dygn i förhållande till dagen du arbetar med. Vid ett nattpass behöver både tiden och dygnsvalet stämma, annars kan registreringen hamna på fel datum.
- Under Riktning väljer du In, Ut eller Byte. Välj den händelse som faktiskt saknas i följden. Kontrollera även Arbetsuppgift, som måste vara vald; en extra instämpling är inte ett sätt att markera ett byte av arbetsuppgift.
- Under Ange orsak kan du behöva välja en avvikelsekod. När bara en kod är tillämplig kan den användas utan att något separat val visas. Granska därför den tillagda raden även när dialogen stängs direkt efter OK.
- OK förbereder stämplingen på sidan. Den behöver därefter sparas med sidans Spara. Om funktionen inte går att använda kontrollerar du datum, öppen löneperiod och dina begränsningar. Vid avvikelserapportering i appen kan även en saknad eller ännu inte bekräftad eller godkänd tidrapport stoppa tillägget.
Bild 4. Granska klockslag, dygn och riktning tillsammans innan du väljer OK. Bildens förslag behöver inte motsvara den verkliga händelsen.
- Kontots enhet avgör vilket värdefält som visas. På ett tidskonto anger du Tid, på ett antalskonto Antal och på ett pengakonto Värde. Kontrollera enheten innan du fyller i värdet, eftersom samma tal kan betyda helt olika saker på olika konton.
- För Tid betyder 1:30 en timme och trettio minuter. Du kan även ange sekunder, exempelvis 1:30:15. Minuter och sekunder ska ligga mellan 00 och 59; skriv inte 1:60 för två timmar. Ett felaktigt skrivet tidsvärde kan i nuvarande version ge ett annat resultat än du avsåg utan att ett tydligt felmeddelande stoppar dig.
- Använd ett minustecken framför värdet när justeringen ska vara negativ, exempelvis -1:30, -2 eller -1,50 beroende på kontots enhet. Noll är också tillåtet, men det tar inte bort ett tidigare saldo. Både positiva och negativa värden förs till det konto du har valt; tecknet flyttar inte automatiskt beloppet till ett annat konto för uttag eller intjänande.
- För Värde använder du heltal eller högst två decimaler med komma. Fler decimaler avrundas till närmaste öre, så kontrollera värdet efter inmatningen om underlaget hade fler decimaler. På Antal ska du inte ange decimaler alls.
- Arbetsuppgift föreslås från medarbetarens primära arbetsuppgift i det anställningsavtal som gäller för dagen. Listan innehåller avtalets primära och övriga arbetsuppgifter. Kontrollera förvalet: rätt konto men fel arbetsuppgift kan göra att justeringen hamnar i fel uppföljning. En inaktiv arbetsuppgift har en markering i listan.
- Välj inte ett konto enbart för att dess namn liknar det saldo du vill påverka. När ett saldo räknas fram från intjänande och uttag behöver du veta vilket av de underlagen som ska rättas. En manuell post direkt på resultatkontot ändrar inte automatiskt kontona bakom beräkningen. Be löneansvarig bekräfta konto och tecken om du är osäker.
- Om beräkningen till exempel ger 7 timmar efter intjänande och uttag kan ett manuellt tillägg på 2 timmar direkt på resultatkontot göra totalsumman 9 timmar, utan att intjänandet eller uttaget har ändrats. Det är därför inte samma rättelse som att lägga till två intjänade timmar. Läs vid behov sidartikeln Beräkningsregler tillsammans med den som ansvarar för avtalets inställningar.
- Kommentaren är frivillig men hjälper nästa administratör att förstå vad justeringen avser. Skriv den konkreta orsaken och vilket underlag du har kontrollerat, inte bara att en rättelse har gjorts. Det gör det lättare att skilja justeringen från andra värden på samma dag.
- När du väljer OK läggs värdet till på sidan, men det är ännu inte sparat. Kontrollera raden och välj sedan sidans Spara. Lägg inte till samma värde igen bara för att dagens totalsumma ännu inte har uppdaterats.
- Markera Visa manuella saldon separat för att se tillagda värden i en egen del med källa och eventuell kommentar. Även värden som medarbetaren har lagt till kan finnas där. När valet är avmarkerat markeras tillagda värden med en asterisk, \*.
Bild 5. Här visas ett tidskonto. Värdefältet ändras till Antal eller Värde när du väljer ett konto med en annan enhet.
Rättelsen är klar när den verkliga händelsen är registrerad på rätt medarbetare, datum och arbetsuppgift, dagen är sparad och det nya beräkningsresultatet har granskats. Ett manuellt saldo ska kunna förklaras med ett bestämt underlag, och en borttagen justering ska inte längre finnas kvar som ett aktivt tillägg. Om ett meddelande återstår behöver orsaken undersökas i stället för att döljas med ytterligare justeringar.
Dagen kan ligga utanför medarbetarens giltiga avtal eller i en stängd löneperiod, eller så är din behörighet skrivskyddad. Kontrollera orsaken innan du ber någon öppna en period för rättelse.
Avmarkera Visa endast stämplingar som används och kontrollera även datum och dygnsmarkering. Filtret kan ha dolt en redan befintlig registrering. Att visa den innebär inte att den automatiskt börjar användas i beräkningen igen.
Avtalsregler, raster, frånvaro och avrundning påverkar vilka tidsintervall och värden som beräknas. Börja med dagens underlag och öppna Mer information... för att jämföra kontotyp, tidsintervall och avtal. En enkel skillnad mellan två klockslag behöver inte vara samma värde som det aktuella kontot ska få.
Nej. I det här arbetsflödet förbereder OK uppgifterna på sidan. Kontrollera dem och välj därefter sidans Spara. Granska sedan resultatet när beräkningen är klar.