Avvikelserapporter

Rapportlistan visar de rapporter som ingår i era moduler och som ditt administratörskonto har behörighet till. Att du kan öppna sidan betyder alltså inte att alla sex rapporter måste finnas i listan.

Frånvarorapport, Frånvaro - veckoöversikt, Avvikelse per kod, Sjukfrånvaro och Semesteröversikt hör till Schemamodul Bas. Manuellt uppdaterade stämplingar hör till Personal & Administration. De två modulnamnen beskriver olika rapporters tillhörighet, inte ett krav på att båda behövs för varje rapport.

Med Rapportbeskrivning kan du öppna en kort förklaring av det valda alternativet. Använd förklaringen för att orientera dig, men tänk på att rapporternas mer detaljerade urval skiljer sig åt enligt avsnitten nedan.

Fr o m datum och T o m datum ingår båda i rapportperioden. Tidigare rapportval kan vara sparade för ditt konto. Om inga sådana val finns föreslås de senaste sex dagarna till och med idag. Kontrollera därför datumen varje gång; ett föreslaget intervall behöver inte vara den period du avser.

• Avdelning visas för Frånvarorapport, Sjukfrånvaro och Semesteröversikt när ni använder avdelningar. Medarbetarnas koppling till arbetsuppgifter avgör sedan vilka uppgifter som hör till urvalet.
• Arbetsuppgift kan användas i alla sex rapporterna. Vilken arbetsuppgift som räknas kan däremot komma från anställningsavtalet, stämplingen eller saldot, beroende på rapport. Läs därför urvalsregeln för just den rapport du använder.
• Medarbetare finns för Avvikelse per kod. När du väljer en medarbetare kan dennes berörda saldon från flera arbetsuppgifter ingå. Det är inte samma urval som att välja en viss arbetsuppgift.
• Alla företag och Utan aktivt anställningsavtal kan visas vid medarbetarvalet för administratörer med tillräcklig företagstillgång. Att ett namn går att välja garanterar inte att det finns saldon för rapportperioden.
• För Avvikelse per kod ska slutdatumet inte ligga efter dagens datum. Ange även vilka avvikelsekoder som ska ingå. Ett tomt kodurval betyder inte alla koder.

Den här rapporten visar hel- och deldagsfrånvaro som finns registrerad i planeringen. Den hämtar inte frånvaron från de enskilda stämplingarna eller beräknade kontosaldon. Frånvaro kan därför visas även på en dag som saknar arbetspass.

Medarbetaren behöver vara aktiv och ha ett anställningsavtal som gäller på frånvarodatumet, med en primär arbetsuppgift i urvalet. Att medarbetaren får arbeta på arbetsuppgiften som ett extra alternativ räcker inte för den här rapporten.

För heldagsfrånvaro visas avvikelsekodens namn. Om det finns arbetspass kan rapporten också visa tiden från dagens första passstart till sista passlut. Det är ett klockslagsintervall, inte nettotiden för frånvaron: raster och mellanrum mellan pass ska inte läsas som frånvarotimmar bara för att de ligger inom intervallet. För deldagsfrånvaro visas kodens namn och den registrerade omfattningen i tid.

Välj Frånvaro - veckoöversikt när du vill se frånvaron dag för dag. I själva rapporten används rubriken Frånvaroöversikt. Det är samma rapport, trots att namnen i väljaren och resultatet skiljer sig.

Rapporten bygger på planerad hel- och deldagsfrånvaro och använder den primära arbetsuppgiften i avtalet för respektive datum. Till skillnad från Frånvarorapport har den inte samma begränsning till medarbetare som är aktiva idag. Ett arbetspass behöver inte finnas för att frånvaron ska visas.

• Medarbetarna visas på rader och dagarna i kolumner, grupperade efter arbetsuppgift och kalendermånad. En sida har högst 31 dagkolumner; namnet veckoöversikt betyder alltså inte att du bara kan granska en vecka.
• Avvikelsekodernas förkortningar används i rutorna. Finns både hel- och deldagsfrånvaro samma dag visas heldagen ovanför deldagen. När deldagsfrånvaro finns kan hela rutan vara kursiverad, även raden för heldagsfrånvaro.
• Söndagar och helgdagar markeras med röda datumrubriker. Markeringen betyder inte i sig att en medarbetare varit frånvarande.
• Datumkolumner kan fortsätta till månadens slut även när ditt valda slutdatum ligger tidigare. De senare tomma rutorna är inte ett besked om att medarbetarna saknar frånvaro utanför rapportperioden.

Avvikelse per kod använder godkända beräknade saldon för de avvikelsekoder du markerat. Det är alltså inte en direkt lista över allt som registrerats i planeringen eller stämplats. Om en händelse ännu inte har gett ett sådant saldo kan den saknas här även om den syns på en annan sida.

Flera markerade koder betyder att saldon för någon av koderna kan tas med. Medarbetaren behöver inte ha alla koderna. Ett tomt kodurval ger inget matchande resultat i den nuvarande versionen.

• När du väljer arbetsuppgift används arbetsuppgiften på saldot. Vid medarbetarval kan den valda medarbetarens saldon från flera arbetsuppgifter ingå.
• Rapporten skiljer mellan Frånvaro hel dag, Frånvaro del av dag och Stämplad frånvaro. Klassificeringen jämför saldot med planeringens avvikelsekod för samma datum. Stämplad frånvaro är därför en kategori i rapporten, inte ett bevis på att raden har hämtats direkt från en terminalstämpling.
• Saldo är summan i kontots enhet. Den är inte automatiskt antalet kalenderdagar mellan de datum som visas. Tid skrivs som tid i PDF och som decimaltimmar i Excel; en och en halv timme motsvarar exempelvis 1,5 timmar i Excel. Pengar och andra enheter ska tolkas som sina respektive enheter.
• Resultatet ordnas efter arbetsuppgift, frånvarons första datum och därefter medarbetarens namn. Datumet styr alltså före namnet i sorteringen.

Sjukfrånvaro sammanställer sjukfrånvaro totalt samt efter kön och åldersgrupper. De valda arbetsuppgifterna summeras tillsammans, inte som en separat rapportdel per arbetsuppgift.

För den schemalagda tiden ingår medarbetare vars anställningsavtal har den valda arbetsuppgiften som primär eller tillåten extra arbetsuppgift. Därefter räknas deras arbetspass även på andra arbetsuppgifter, med avdrag för passens raster. Passdatumet måste ligga inom både rapportperioden och det kvalificerande avtalets giltighetstid.

Exempel: En medarbetare har åtta timmars pass med en timmes rast på den valda arbetsuppgiften och fyra timmars pass med en halvtimmes rast på en annan. Om avtals- och datumvillkoren är uppfyllda bidrar dessa pass med sammanlagt tio timmar och 30 minuter till underlaget.

Procenttalen besvarar olika frågor:

• Total sjukfrånvaro jämför sjukfrånvarotiden med den schemalagda tiden.
• Andelarna för sjukfrånvaro under 60 dagar och från 60 dagar jämförs med den totala sjukfrånvarotiden, inte med schematiden. De beskriver fördelningen inom sjukfrånvaron.
• Gränsen vid 60 dagar använder den sjukdagräknare som finns för respektive datum. Rapporten börjar inte räkna en ny sjukperiod från ditt valda startdatum. Dag 60 hör till den längre kategorin.
• Procenttal visas som heltal. Om jämförelseunderlaget är noll eller negativt lämnas procenten tom; ett tomt värde betyder därför inte automatiskt noll procents sjukfrånvaro.

Det finns ytterligare beräkningsregler som är viktiga när du försöker förstå en skillnad:

• Sjukfrånvarotiden hämtas från saldon på konton som hör till sjukfrånvarokoder. Rapporten använder inte samma krav på godkända saldon som Avvikelse per kod. Det är därför inte säkert att de två rapporterna kan stämmas av genom att enbart jämföra deras totalsummor.
• Om Beräkna planerad schemalagdtid för deltidsfrånvaro är aktiverad på sidan Avtalsinställningar kan deltidsfrånvaro läggas till schematiden. Vid procentangiven omfattning används den angivna procenten av veckoarbetstiden delad med fem. Om frånvaron i stället anges som en tid används den tiden. Tillägget begränsas till den faktiska sjukfrånvarotiden för dagen. Finns ingen registrerad sjukfrånvaro i planeringen blir det inte ett sådant tillägg.
• Från sjukdag 15 använder den nuvarande rapporten i vissa fall en annan beräkning: när det finns en sjukfrånvaromarkering och en positiv veckoarbetstid ersätts den faktiska sjukfrånvarotiden med veckoarbetstiden delad med sju per räknat datum. Detta kan ske även vid deltidsfrånvaro och minskas då inte automatiskt med deltidsprocenten. Med 35 timmar per vecka blir denna beräkning fem timmar per datum. Det ska inte blandas ihop med det separata tillägget till schematiden.
• Åldersgrupperna är under 30 år, 30–49 år och 50 år eller äldre. Gruppen utgår från året då rapporten tas fram minus födelseåret, inte åldern på rapportens slutdatum eller om årets födelsedag har passerat. Samma historiska period kan därför hamna i en annan åldersgrupp när rapporten tas fram ett senare år. Saknade födelseuppgifter hamnar i gruppen för saknad ålder. Uppgifter utan angivet kön kan ingå i totalen utan att ingå i kvinno- eller mansgruppen.
• Överlappande anställningsavtal kan göra att samma underlag räknas flera gånger. I den nuvarande beräkningen kan sjukfrånvarosaldon på avtalets sista datum dessutom falla bort, samtidigt som datumets schematid ingår. Kontrollera därför avtalsgränserna när resultatet avviker kring ett avtalsbyte.
• Procenten begränsas inte automatiskt till 100. Ett högt värde behöver följas upp mot både sjukfrånvaron och schematidsunderlaget; det är inte i sig ett bevis på motsvarande omfattning av sammanhängande frånvaro.

Använd inte rapporten som enda kontroll av en enskild medarbetares frånvaro eller ersättning. Ta hjälp av Timeplan Support när dessa beräkningsskillnader påverkar ert underlag, i stället för att justera en medarbetares registrering för att få procenten att se rimlig ut.

Den här rapporten visar Namn, Antal och Tillagd av. I resultatets rubrik kan den heta Manuellt tillagda stämplingar. Antal avser enskilda stämplingsposter som används och har en administratör kopplad till sig. Det är inte antalet arbetade timmar, in- och utstämplingspar eller ändringar som gjorts.

Rapportperioden avser stämplingens datum, inte när någon senast rättade den. En stämpling för den 30 september som rättas i oktober kan därför höra till septemberrapporten. Medarbetaren behöver ha ett avtal som gäller på stämplingsdatumet.

Arbetsuppgiften på stämplingen används i första hand. Saknas den används avtalets primära arbetsuppgift. Stämplingar som inte längre används räknas inte med. Uppgiften Tillagd av samlar de ansvariga administratörernas nuvarande namn.

Rapporten är inte en fullständig ändringshistorik. Den visar inte varje stämplings klockslag, riktning, tidigare värde eller ändringstidpunkt. En administratörskoppling avgör om posten räknas, så rapporten kan inte ensam skilja allt som ursprungligen kom från terminal, app eller import. Vid överlappande anställningsavtal kan samma stämpling dessutom räknas mer än en gång i den nuvarande versionen. Kontrollera avtalsdatumen och de enskilda stämplingarna om antalet verkar för högt.

Semesteröversikt utgår från heldagssemester i planeringen, inte från ett beräknat semestersaldo. Enbart semester del av dag ingår inte. Urvalet använder den primära arbetsuppgiften i avtalet på varje semesterdatum; en extra tillåten arbetsuppgift räcker inte.

Kolumnen Antal visar de semesterdagar som räknats enligt avtalets inställning, inte nödvändigtvis alla kalenderdagar mellan Från och Till.

• När avtalet räknar högst fem semesterdagar per vecka kan en markerad vardag räknas även utan arbetspass. En markerad lördag eller söndag räknas bara om färre än fem tidigare dagar i samma kalendervecka är markerade som semester.
• Vid en annan inställning behöver det finnas en schemadag för att den markerade dagen ska räknas. Ett intervall med noll räknade dagar visas inte.
• Tidigare semestermarkeringar i samma vecka kan påverka helgens beräkning även om de ligger före rapportens startdatum. Bara dagar inom det valda intervallet bidrar till rapportens antal.

I den nuvarande versionen kan en dag utan semestermarkering dela upp semesterperioden även om dagen saknar arbetspass. Dra därför inte slutsatsen att ett avbrott i rapportens periodindelning alltid betyder att medarbetaren arbetat. Kontrollera planeringen när perioderna verkar vara uppdelade på ett oväntat sätt.

Avvikelse per kod och Semesteröversikt kan tas fram som PDF eller Excel. Övriga rapporter på sidan använder PDF. I Excel kan tidsvärden vara decimaltimmar även när PDF visar timmar och minuter. Jämför därför värdenas betydelse och enhet, inte bara hur siffrorna ser ut.