Stänga månaden/stänga inför lön

I artikeln får ni information om vad som behöver göras inför lön samt vad som skiljer åt om man har lönekoppling eller hanterar löner manuellt

Nedan 3 steg handlar om vilka steg som måte göras innan ni kan stänga för lön. 
ni som har en lönekoppling har en lönefil anpassad utifrån löneprogrammets krav. 
Vissa utav våra kunder väljer att hantera sina löner manuellt och då tar man istället ut rapporten -Preliminär lönerapport (mer information om rapporten finner ni längre ner i artikeln).
Steg 1 och 2 gärs oavsett om kunden har lönekoppling eller hanterar lönen det som skiljer är steg 3a och 3b


1. Gå igenom åtgärder i Åtgärdslistan

åtgärdslistan hamnar alla dagar som saknar stämplingar, frånvarokod samt den tid som måste attesteras. I de flesta fall så förs all tid som kostar företaget extra pengar över till åtgärdslistan för attest. Åtgärdslistan behöver tömmas med regelbundenhet av flera skäl så som att arbetet flyter på lättare när det finns få åtgärder, när du har bra överblick över vad som hänt i verksamheten (det kan vara svårt att komma ihåg 30 dagar efter tillfället en medarbetare arbetade över om hens arbete var nödvändigt eller inte) samt att systemet kan verka trögt om alla ansvariga ska attestera och justera tider för alla sina medarbetare exakt vid samma tillfälle i månaden.

2. Kontrollera utfall i Rapporter

Med rapporter stämmer du av hur månaden som gått (OBS! detta gör ni varje månad för att kontrollera utfall på samtliga medarbetare för vald period) har gått och du får en slutlig överblick över varje medarbetares tider. Rapporterna motsvarar det löneunderlag som kommer att importeras in i Lönesystemet via vår lönefil. Vi rekommenderar att alla med personalansvar tar ut en Tid- och kontorapport för att stämma av månaden innan löneperioden stängs. I och med det har du möjlighet att göra justeringar direkt i Timeplan och risken för att löneansvarig behöver göra ändringar i själva löneprogrammet minskar.

3a. Skapa lönefil

När månaden passerat och åtgärdslistan är klar, rapporterna avstämda är det dags att skapa upp en löneperiod som stängs av den som har huvudansvaret för personalen eller lönefrågorna. När perioden stängs kan inga ändringar göras i den i efterhand. Detta för att uppgifterna i Timeplan ska stämma med uppgifterna som finns i löneprogrammet. Därefter kan en fil innehållande löneunderlaget skapas upp och importeras in i löneprogrammet.

Här kan ni läsa mer om hur man tar ut en lönefil från Timeplan Generera lönefil 

3b Rapporten -Preliminär lönerapport

När månaden passerat och åtgärdslistan är klar och rapporterna avstämda är det dags att skapa upp en löneperiod som stängs av den som har huvudansvaret för personalen eller lönefrågorna. När perioden stängs kan inga ändringar göras i den i efterhand. Detta för att uppgifterna i Timeplan ska stämma med uppgifterna som finns i löneprogrammet. 

Gå sedan till -Rapporter -Konto -Välj rapporten som heter "Preliminär lönerapport"

Rapporten visar samtliga lönearter/ konton där timmar har genererats under perioden uppdelat per kostnadsställe. Personal som har markerat kostnadsställe som primärt eller sekundärt visas i rapporten.
Ni behöver sedan lägga in detta manuellt i ert löneprogram.