En stämpling saknas eller visas inte i Timeplan
Börja på medarbetarens Stämplingar och saldon för den aktuella dagen. Visa även stämplingar som inte används i beräkningen. Fortsätt sedan med den registreringsväg som medarbetaren använde. Lägg inte till en ny stämpling förrän du vet att originalet saknas och vilken tid som är korrekt.
Ta reda på vem det gäller, datum och ungefärlig tid samt om medarbetaren använde appen, Webstamp eller en fysisk terminal. Fråga också vilket meddelande eller vilken bekräftelse som visades. De uppgifterna avgör var du ska fortsätta felsökningen.
En stämpling som ligger kvar lokalt eller har registrerats men ännu inte syns i beräkningen kan dyka upp senare. Lägg därför inte till en ny stämpling förrän du har kontrollerat hela händelseförloppet. Om en rättelse behövs ska den bygga på den verkliga tiden, inte på en uppskattning.
- Om stämplingen visas först när filtret avmarkeras finns registreringen redan i Timeplan. Du behöver därför inte lägga till en kopia. Filtret talar däremot inte om varför stämplingen är inaktiv; en administratör kan exempelvis ha inaktiverat den vid en tidigare rättelse.
- När alla registreringar visas finns en kryssruta i stämplingens första kolumn. En markerad ruta betyder att stämplingen används. Läs också uppgifterna om vem som har lagt till eller tagit bort registreringen, och jämför med dagens meddelanden, riktning, tid, arbetsuppgift och avvikelse. Det hjälper dig att förstå om stämplingen har ersatts eller behöver rättas på något annat sätt.
- Ändra inte kryssrutan enbart för att få stämplingen att synas. Om du ändrar markeringen och sedan väljer sidans Spara påverkar du vilka registreringar som används i beräkningen. Originalet ligger kvar även när det inaktiveras. Kontrollera därför först om en annan stämpling redan har ersatt den, så att båda inte börjar användas av misstag.
- Om stämplingen inte visas alls fortsätter du med den registreringsväg som medarbetaren använde.
- Om stämplingen visas men Närvarolistan eller saldot inte har uppdaterats är registreringen sparad. Fortsätt då till kontrollen av beräkningen längre ned i artikeln.
- Kontrollera att du har öppnat rätt medarbetare och datum innan du går vidare. Det är särskilt viktigt vid nattarbete, eftersom en registrering nära midnatt kan höra till en annan arbetsdag än du först förväntar dig.
- Ett felaktigt eller saknat arbetspass kan göra att en korrekt stämpling ser oväntad ut. Tidslinjen på Stämplingar och saldon visar planering, frånvaro och registreringar tillsammans.
- En stämpling runt midnatt kan höra till föregående eller nästa arbetsdag. Kontrollera därför även den angränsande dagen.
- Skriv ned den tid som medarbetaren, arbetsledaren eller ett annat godkänt underlag kan bekräfta. Den uppgiften behövs om stämplingen senare ska rättas.
- Jämför alltid hela följden av händelser. En saknad utstämpling kan till exempel påverka hur en senare instämpling tolkas, även om den senare registreringen i sig är korrekt.
- Under Terminaler ser du bland annat om terminalen är aktiv och vilka IP-adresser som är tillåtna. Inställningen Inläsning tillåten används när fingeravtryck eller andra identifieringsuppgifter läses in. Den styr inte den vanliga överföringen av stämplingar.
- Om terminalen saknade kontakt kan registreringen ha lagrats lokalt. Sådana händelser visas på Offline stämplingar när terminalen har skickat dem till Timeplan igen.
- Om andra medarbetare kan stämpla på samma terminal men inte den aktuella medarbetaren ska du i första hand kontrollera medarbetarens tillåtna terminaler och identifieringssätt.
- En terminal som visas som aktiv kan ändå ha ett tillfälligt kommunikationsfel. Jämför därför tidpunkten med andra registreringar från samma terminal och notera terminalens namn innan du kontaktar supporten.
- Återanslut enheten och kontrollera därefter dagen på Stämplingar och saldon. Upprepa inte stämplingen innan du vet om den första registreringen har kommit fram.
- Rensa inte webbläsarens webbplatsdata medan en offlinehändelse fortfarande kan ligga lokalt. Då riskerar underlaget för registreringen att försvinna.
- Om Webstamp visar ett felmeddelande ska du spara den exakta texten och tidpunkten. De uppgifterna behövs för att skilja ett avvisat försök från en registrering som väntar på överföring.
- En tom lokal kö eller ett meddelande om att överföringen är klar bevisar inte alltid att varje offlinehändelse har godkänts av Timeplan. Den nuvarande Webstamp-klienten kan tömma kön efter ett tekniskt lyckat svar även när en enskild registrering avvisas, exempelvis därför att inloggningen inte längre är giltig.
- Kontrollera därför alltid den verkliga registreringen på Stämplingar och saldon. Om den saknas även efter återanslutningen dokumenterar du tidpunkten och bekräftelsen innan du gör en manuell rättelse.
- Appen behöver kontakt med Timeplan och har ingen lokal kö som sparar stämplingar för senare överföring. När anslutningen kommer tillbaka hämtar appen aktuella uppgifter från Timeplan, men skickar inte automatiskt om det tidigare försöket. Det är alltså inte samma offlinehantering som i Webstamp.
- Om anslutningen bryts efter att stämplingen har skickats kan Timeplan redan ha hunnit spara den, även om svaret aldrig når appen. Ett felmeddelande eller en oförändrad uppgift om senaste stämpling räcker därför inte för att avgöra att registreringen saknas. Kontrollera den sparade tiden och riktningen efter återanslutningen.
- Kontrollera även arbetsuppgiften när medarbetaren valde en arbetsuppgift vid instämplingen. I vissa fall registreras instämplingen och arbetsuppgiftsbytet var för sig. Ett avbrott kan då lämna bara den ena delen sparad, och en bekräftelse för en del säger inte att hela förloppet blev klart.
- Om medarbetarens Terminalprofil kräver en position sparas ingen stämpling när appen eller webbläsaren inte lämnar någon position. Meddelandet är Geoposition obligatoriskt, slå på positionering i din webbläsare.
- Om knappen för att stämpla inte visas kan medarbetaren redan ha en registrerad frånvaro för den aktuella tiden eller sakna den åtkomst som krävs. Kontrollera dagens underlag innan du gör en manuell rättelse.
- Be medarbetaren ange den exakta tidpunkten och vad appen visade. En skärmbild av ett felmeddelande är mer användbar än en allmän beskrivning av att stämplingen inte fungerade.
- Kontrollera också att medarbetaren var inloggad som rätt person. En lyckad registrering hör alltid till den identitet som var aktiv när handlingen utfördes.
- Om registreringen är synlig men ligger utanför den förväntade följden ska du rätta orsaken, exempelvis fel riktning eller dagstillhörighet, i stället för att lägga till ännu en stämpling.
- Om både registreringen och dess uppgifter är korrekta men saldon eller status inte uppdateras kan ett beräkningsjobb vänta. Serverkö är en diagnostisk vy för administratörer och visar bakgrundsjobb som väntar eller bearbetas.
- Ta inte bort eller starta om något i kön. Om samma jobb ligger kvar och antalet väntande rader inte minskar, notera tid, jobbtyp och antal rader och lämna uppgifterna till supporten.
- När kön har arbetat klart öppnar du dagen på nytt och läser meddelandena igen. Då undviker du att bedöma resultatet utifrån en vy som fortfarande visar äldre beräknade värden.
- Lägg bara till den händelse som verkligen saknas: In, Ut eller byte av arbetsuppgift. Om originalet finns men har fel tid, riktning eller arbetsuppgift rättar du det inte genom att skriva över den gamla raden. Inaktivera i stället den felaktiga registreringen och lägg till en korrekt ersättning enligt er rutin. Spara sedan själva dagen; en ny rad på skärmen betyder inte att ändringen är sparad.
- Kontrollera om tiden hör till föregående, aktuell eller nästa arbetsdag och välj en arbetsuppgift som ingår i medarbetarens anställningsavtal.
- Om dagen ligger utanför ett giltigt anställningsavtal, i en stängd löneperiod eller är skrivskyddad för din behörighet går den inte att rätta från sidan. Be då den ansvariga administratören hantera orsaken enligt era rutiner.
- Spara rättelsen och kontrollera därefter både registreringen och det beräknade resultatet. Att raden visas är inte tillräckligt om riktning, konto eller dag fortfarande är fel.
Kontrollera att stämplingen nu visas med rätt tid, riktning, arbetsuppgift, källa och dagstillhörighet. Läs dagens meddelanden igen och kontrollera att tidslinjen, saldona och den relevanta statusvyn har uppdaterats. Om problemet kvarstår dokumenterar du medarbetare, datum, tid, registreringsväg, felmeddelande och vad du redan har kontrollerat innan du kontaktar supporten.
En fysisk terminal eller Webstamp kan ha lagrat registreringen lokalt när anslutningen saknades. Kontrollera först om bekräftelsen gällde en offlinehändelse och låt enheten återansluta. Appen har däremot ingen sådan lokal stämplingskö. Om anslutningen bröts efter att appen skickat stämplingen kan den redan finnas i Timeplan, trots att appen fortfarande visar det gamla läget. Kontrollera därför de sparade registreringarna innan någon stämplar igen. Spara också den exakta bekräftelsen eller feltexten.
Registreringen finns i Timeplan, men det betyder inte automatiskt att den ska användas. En administratör kan ha inaktiverat den vid en rättelse, exempelvis för att ersätta en felaktig tid. Visa alla registreringar och kontrollera kryssrutan på raden samt uppgifterna om vem som ändrat registreringen. Jämför sedan riktning, tid, dagstillhörighet, arbetsuppgift, avvikelse och dagens övriga händelser. Meddelandena på Stämplingar och saldon hjälper dig att förstå underlaget. Återaktivera inte originalet förrän du vet varför det inaktiverades och om det redan finns en ersättande stämpling.
Nej. Börja med att visa alla registreringar och kontrollera registreringsvägen. Lägg till en ny stämpling först när du vet att originalet saknas och har ett godkänt underlag för den verkliga tiden.