I artikeln får ni information om vad som behöver göras inför lön samt vad som skiljer åt om man har lönekoppling eller hanterar löner manuellt
Nedan 3 steg handlar om vilka steg som måste göras innan ni kan stänga för lön.
Ni som har en lönekoppling har en lönefil anpassad utifrån löneprogrammets krav.
Vissa utav våra kunder väljer att hantera sina löner manuellt och då tar man i stället ut rapporten -Preliminär lönerapport (mer information om rapporten finner ni längre ner i artikeln).
Steg 1 och 2 gärs oavsett om kunden har lönekoppling eller hanterar lönen det som skiljer är steg 3a och 3b
1. Gå igenom åtgärder i Åtgärdslistan
I åtgärdslistan hamnar alla dagar som saknar stämplingar, frånvarokod samt den tid som måste attesteras. I de flesta fall så förs all tid som kostar företaget extra pengar över till åtgärdslistan för attest. Åtgärdslistan behöver tömmas med regelbundenhet av flera skäl så som att arbetet flyter på lättare när det finns få åtgärder, när du har bra överblick över vad som hänt i verksamheten (det kan vara svårt att komma ihåg 30 dagar efter tillfället en medarbetare arbetade över om hens arbete var nödvändigt eller inte) samt att systemet kan verka trögt om alla ansvariga ska attestera och justera tider för alla sina medarbetare exakt vid samma tillfälle i månaden.
2. Kontrollera utfall i Rapporter
Med rapporter stämmer du av hur månaden som gått (OBS! detta gör ni varje månad för att kontrollera utfall på samtliga medarbetare för vald period) har gått och du får en slutlig överblick över varje medarbetares tider. Rapporterna motsvarar det löneunderlag som kommer att importeras in i Lönesystemet via vår lönefil. Vi rekommenderar att alla med personalansvar tar ut en Tid- och kontorapport tillsammans med rapportmallen "Löneunderlag" för att stämma av månaden innan löneperioden stängs. I och med det har du möjlighet att göra justeringar direkt i Timeplan och risken för att löneansvarig behöver göra ändringar i själva löneprogrammet minskar.
Tod- och kontorapporten finner ni under -Rapporter -Konto -välj rapport Tid - och kontorapport.
Rapporten Nya och ändrade anställningsavtal är också bra att ta ut för att få en överblick på vilka medarbetare som har fått en förändra anställning under löneperioden. Rapporten finner ni under -Rapporter -Personal -välj rapporten Nya och ändrade anställningsavtal.
3a. Skapa lönefil
När månaden passerat och åtgärdslistan är klar och rapporterna avstämda är det dags att skapa upp en löneperiod som stängs av den som har huvudansvaret för personalen eller lönefrågorna. När perioden stängs kan inga ändringar göras i den i efterhand. Detta för att uppgifterna i Timeplan ska stämma med uppgifterna som finns i löneprogrammet. Därefter kan en fil innehållande löneunderlaget skapas upp och importeras in i löneprogrammet.
Här kan ni läsa mer om hur man tar ut en lönefil från Timeplan Generera lönefil3b Rapporten -Preliminär lönerapport
När månaden passerat och åtgärdslistan är klar och rapporterna avstämda är det dags att skapa upp en löneperiod som stängs av den som har huvudansvaret för personalen eller är löneadministratör. När perioden är stängd kan inga ändringar göras i efterhand utan att öppna upp löneperioden igen. Detta för att uppgifterna i Timeplan ska stämma med uppgifterna som finns i löneprogrammet.
Gå sedan till -Rapporter -Konto -Välj rapporten som heter "Preliminär lönerapport"
Rapporten visar samtliga lönearter/ konton där timmar har genererats under perioden uppdelat per arbetsuppgift. Personal som har markerat arbetsuppgift som primärt eller sekundärt visas i rapporten.
Ni behöver sedan lägga in detta manuellt i ert löneprogram.
Som användare i Timeplan behöver du ha god överblick över hela arbetsflödet, det är också av yttersta vikt att ni som användare kontrollerar utfallet för att säkerställa så att medarbetaren får rätt utfall i lönekuvertet.
Har du frågor om hur du tex: läser in en lönefil, hur du backar en lönekörning så behöver du/ni kontakta lönesystemets support för vidare hjälp.
Nedan finner ni artiklar som kan vara till hjälp om ni har frågor eller funderingar gällande lönekopplingen mellan Timeplan och ert lönesystem:
Information och förklaringar för er som har Visma Lön 300/600 som lönesystem
Information och förklaringar för er som har CRONA/KONTEK eller FORTNOX som lönesystem