Importera data från hotell- och restaurangsystem

Integrationer · Steg-för-steg-guide

Modul:

Tillvalsmodul:

För administratörer och integrationsansvariga

Uppdaterad 2026-11-06 08:37

Kort svar

Välj den rapport från OPERA eller Micros som innehåller de uppgifter ni vill följa i Timeplan. Kom överens med integrationsansvarig om rätt importprofil, företag och konton. Prova därefter en fil och jämför ett känt datum och värde med källrapporten.

Förberedelse

Innan du börjar

Importmodulen måste vara aktiverad för att importera data från hotell- och restaurangsystem. Spara en oförändrad exempelrapport, rapportens exakta namn och datum samt uppgift om vilket företag och vilka enheter den tillhör. De olika rapporterna använder olika format och olika värden för försäljning, gäster, bokningar och prognoser. En fil ska därför inte skickas till en annan profils mottagare bara för att filändelsen verkar passa.

Steg för steg

Förbered rapporten

Välj rätt rapport och profilJämför källrapportens namn och innehåll med den importprofil som ska ta emot den.

OPERA F112 History and Forecast används för bland annat reservationer, beläggning, gäster, rum och intäkter. Den använder en semikolonseparerad rapport med en särskild datumkolumn. En annan OPERA-rapport kan ha liknande rubriker men ändå betyda något annat.
OPERA F126 Financial Transaction Summary avser finansiella transaktioner. Daily Catering Forecast avser i stället prognostiserade deltagarantal för mat och konferens. Välj efter det värde ni faktiskt vill få in, inte efter att båda kommer från OPERA.
För Daily Catering Forecast måste kolumnerna ligga i den överenskomna ordningen. Importen läser värdena efter deras plats i filen i stället för att använda filens egen rubrikrad som vägledning. Om källsystemet flyttar kolumner kan exempelvis deltagarantalet tolkas som ett annat värde eller få fel koppling utan ett tydligt felmeddelande. Jämför därför kolumnordningen med den fastställda profilen före leverans.
Micros Revenue Center Report är en Excelrapport med gäster och kvitton per resultatenhet. OPERA Major Group Sales by Revenue Center innehåller en HTML-tabell även om den inkommande filens namn kan antyda ett annat format. OPERA ORMS orms_daily_summary är en XML-rapport för prognosdata.

Stäm av företag och kontonKontrollera hur rapportens profil hittar företaget, vilka konton den fyller och om värdena ska delas upp på arbetsuppgifter.

F112, F126 och Daily Catering Forecast identifierar företaget genom den avtalade avsändaradressen. Micros-rapporten och Major Group Sales använder i stället en överenskommen ämnesrad. Om den nyckeln ändras kan filen tas emot utan att hamna på rätt företag.
ORMS använder värdet RESORT i XML-rapporten för att hitta företaget. Det är alltså inte avsändaren eller ämnesraden som gör företagskopplingen för den profilen. Stäm av den aktuella profilens identifierare mot Import-id på sidan Företag, och ändra inte den uppgiften på chans för att få en fil behandlad.
För F112 kan arbetsuppgiftens Import-id styra värdena till den arbetsuppgiften. F126 använder TC_SUBGROUP, och Catering använder EVENT_TYPE, för sin uppdelning. Kontrollera särskilt de överenskomna värdena på sidan Arbetsuppgift: om en F126-undergrupp inte hittar rätt arbetsuppgift kan värdet hamna på företaget i stället. Ett företagsvärde bevisar därför inte att fördelningen blev rätt.
Micros använder rapportens Revenue Center för uppdelningen på arbetsuppgifter. Gäster och kvitton har egna värden per resultatenhet, samtidigt som separata totalkonton samlar rapportens företagsvärden. Kontrollera delarna var för sig; ett korrekt totalvärde kan dölja att en enhet fått fel koppling.
Kontonas Externt id, andra system på sidan Konton behöver motsvara den profil som läser rapporten. För Major Group Sales bygger kopplingen på kombinationen av rapportens två första kolumner och värdekolumnens rubrik. ORMS skiljer i stället BOOKED från FORECAST och lägger värdena på konton för bokade rum respektive prognos. De uppgifterna ska inte blandas ihop bara för att datumet är detsamma.
För Daily Catering Forecast används ATTENDEES när importen skapar ett nytt konto automatiskt. Det är däremot inte ett säkert filter för andra värden i en redan uppsatt miljö: ett numeriskt intäktsfält som redan har mappats till ett konto kan också läsas in. Be integrationsansvarig kontrollera både deltagarkontot och befintliga kopplingar för rapportens intäktsfält, så att en provfil inte i tysthet ändrar fler konton än ni avsåg.
Bevara kontots externa identifierare även om visningsnamnet behöver förtydligas. Externt id, lönesystem är en annan koppling och ska inte ändras för att rätta statistiken. Ett konto som har lagts upp utan en behandlad leverans har inte fått något importerat värde ännu.
Anteckna vilka värden ni väntar er på respektive konto och enhet. Då kan ni jämföra provleveransen med ett känt underlag i stället för att bara kontrollera att någon siffra har dykt upp i Timeplan.

Steg för steg

Prova och följ upp

Leverera en provrapportLåt integrationsansvarig behandla en provfil med den avtalade profilen och kontrollera körningsresultatet. > [!WARNING] > Kontrollera datumet i Major Group Sales före import > Kontrollera rapportdatumet innan en provfil för Major Group Sales by Revenue Center behandlas. Om datumet inte går att tolka kan den nuvarande importen ändå spara värdena, men på 1900-01-01 i stället för rapportens riktiga datum. Räkna därför inte med att ett datumfel automatiskt stoppar filen innan något ändras. > [!WARNING] > Kontrollera Catering-filens kolumnordning före import > Om källsystemet har flyttat kolumner i Daily Catering Forecast kan importen läsa värdena under fel betydelse utan att stoppa filen. Be integrationsansvarig jämföra filens kolumnordning med den avtalade profilen innan provfilen behandlas. > [!WARNING] > Jämför tidigare värden innan en statistikfil skickas om > I den kolumnbaserade importvägen med ett datum per rad kan en ny företagsrad ersätta också tidigare värden på arbetsuppgifter för samma konto och datum. Importen avgränsar inte heller raderingen till statistik från samma leveranssätt, så matchande budgetvärden kan beröras. Tomma eller oläsbara tal kan bli noll och starta samma ersättning. Låt integrationsansvarig först bekräfta att den valda rapportprofilen använder den vägen och jämföra alla berörda företag, konton, datum och arbetsuppgifter med tidigare underlag. Detta är en känd risk i den nuvarande vägen, inte ett avsett sätt att rensa uppgifter.

Kontrollera att rapporten avser rätt datum och att datumformatet följer just dess profil. Fel rapportdatum kan göra att ett i övrigt korrekt värde hamnar i fel period.
Om rapportens rubrik eller struktur inte motsvarar den avtalade profilen behöver ni utreda vilken rapport som har skapats. Ändra inte bara filändelsen och prova igen; begär rätt rapport från källsystemet och låt integrationsansvarig kontrollera hur filen behandlades.

Jämför resultatetJämför ett värde och datum i källrapporten med rätt företag, konto och enhet i Timeplan. > [!WARNING] > Rätta inte en uppdelad import i den manuella tabellen > Sidan Manuella saldon kan visa ett enda värde när flera arbetsuppgiftsvärden hör till samma konto och datum. Visa ändrar inga värden, men Spara kan påverka även matchande värden som inte syntes. Låt integrationsansvarig kontrollera hela fördelningen innan någon manuell rättning görs.

Välj gärna både ett företagsvärde och ett värde för en enhet när rapporten innehåller sådan uppdelning. Då märker ni om importen hittade rätt företag men tappade enhetskopplingen.
För OPERA F112 History and Forecast behöver ni jämföra alla avsedda datum med resultatet, inte bara en lyckad rad. Den nuvarande importen kan hoppa över rader vars datum inte går att tolka och samtidigt spara övriga rader. Filen rapporteras som misslyckad först när inga saldon alls har importerats. En lyckad filstatus visar därför inte att varje rad kom med. Fastställ vilka datum som redan har fått värden innan en rättad fil skickas om.
För OPERA F126 Financial Transaction Summary ska ni jämföra det råa värdet i GROSS_AMT med det sparade värdet, inte räkna med att kontots enhet har omvandlat beloppet. Den nuvarande importen beräknar en justering för pengar eller tid men sparar ändå råvärdet. Kontrollera därför både siffran och den förväntade skalan mot källrapporten innan provleveransen godkänns.
För Major Group Sales by Revenue Center kan flera sammansatta nycklar i samma fil vara kopplade till ett och samma konto. Värdena summeras då för just den filen. En senare separat fil för samma konto och datum ersätter däremot det tidigare värdet i stället för att summera vidare. Jämför därför hela filens bidrag och tidigare leveranser innan ni tolkar kontots totalsumma eller skickar om filen.
För Major Group Sales by Revenue Center behöver ni även kontrollera om värden har hamnat på 1900-01-01 när det riktiga rapportdatumet saknas i Timeplan. Ett fel mitt i behandlingen kan dessutom lämna vissa värden sparade och andra osparade, samtidigt som filen rapporteras som lyckad. Be integrationsansvarig reda ut hela det sparade resultatet och rättelsevägen före omleverans, så att en ny fil inte gör det svårare att skilja redan ändrade värden från dem som fortfarande saknas.
För ORMS orms_daily_summary ska ni jämföra de framtida datum som faktiskt finns i XML-filen med importerade värden. Rapporten brukar omfatta många kommande dagar, men ett datum som saknas i filen är inte samma sak som prognosen noll. Lägg därför inte in ett nollvärde eller dra slutsatsen att importen misslyckats enbart därför att just det datumet saknas.
Om en ny ORMS-fil innehåller färre framtida datum än den förra behöver ni jämföra vilka datum som faktiskt skickades i båda filerna innan ni tolkar skillnaden som en ändrad prognos. Be inte om en omleverans enbart för att ett datum saknas: utan ett värde för den dagen finns inget nytt nollutfall att stämma av. Kontrollera i stället källrapportens datumomfång med den som ansvarar för integrationen.
Jämför också kontots Kontoenhet med rapportens innehåll. Ett antal gäster, ett antal kvitton och ett belopp är olika underlag även om siffrorna råkar vara lika. Efter att filen behandlats behöver de beräknade saldona uppdateras innan Veckoöversikten, rapporter och Nyckeltal visar resultatet; en mottagen fil är inte ensam bevis för att den uppdateringen är klar.
Om ett väntat värde saknas ska ni kontrollera om rapportens struktur har ändrats eller om kolumnens koppling till ett konto saknas. Läs resultatet för just den filen innan den skickas på nytt. En ny leverans kan annars göra det svårare att skilja ett ännu saknat värde från ett värde som redan har sparats.

Avslutning

Kontrollera resultatet

Förväntat resultat

Provleveransen är godkänd först när filen har identifierats som rätt profil, rätt företag och rätt datum samt när de förväntade värdena finns på rätt konton och enheter. Dokumentera rapportvariant och vem som ansvarar för framtida ändringar i källrapporten.

Hjälp

Vanliga frågor

Varför kan en OPERA-fil inte ersätta en annan OPERA-fil?

Rapporterna beskriver olika affärshändelser och har egna rubriker, datumformat och kontokopplingar. Importen behöver den profil som hör till rapportens faktiska innehåll.