Nya regler för mertid och övertid från 1 april 2026

Vad förändras?

Fr.o.m. 1 april 2026 gäller nya regler för hur mertid och övertid ska hanteras. Förändringen innebär att mertid för både tim- och månadsanställda ska hanteras på samma sätt som övertid – det vill säga att överskjutande arbetstid regleras i slutet av en fastställd beräkningsperiod, inte löpande.

Förändringen berör i första hand kunder anslutna till Visita/HRF-avtalet och Detaljhandelsavtalet. Om du är osäker på vilket avtal som gäller hos dig, kontakta din arbetsgivarorganisation.

Är du ansluten till Visita/HRF? Läs vår specifika artikel här  

Är du ansluten till Detaljhandelsavtalet? Läs vår specifika artikel här

Grundläggande begrepp du behöver känna till

Beräkningsperiod

Alla medarbetare som berörs av de nya reglerna måste kopplas till en beräkningsperiod. Det är en förutbestämd tidsperiod – till exempel 8 veckor – under vilken den totala arbetade tiden ska stämma överens med den avtalade veckoarbetstiden.

Under perioden kan schemat variera fritt: vissa veckor kan medarbetaren arbeta mer, andra veckor mindre. Det viktiga är att den sammanlagda arbetstiden i slutet av perioden matchar det som anges i anställningsavtalet.

Periodens längd varierar beroende på avtal och anställningsform – som längst 8 veckor för timavlönade och upp till 26 veckor för månadsavlönade. Se ditt specifika avtal för detaljer.

⚠️ Observera: Beräkningsperioder och timbank/årsarbetstid kan inte kombineras. Det är antingen eller.

Vikariat och Särskild visstidsanställning

Om en medarbetare behöver täcka upp för en kollega som till exempel är sjuk, kan detta ordnas som ett vikariat eller en särskild visstidsanställning. Den ökade arbetstiden betalas då ut som vanlig lön – inte som övertid.

I Timeplan finns två sätt att hantera detta:

1. Med ett tillfälligt anställningsavtal – Medarbetaren får ett formellt tillfälligt avtal med ökad anställningsgrad. När avtalstiden löper ut återgår medarbetaren automatiskt till sitt ordinarie avtal.
2. Utan tillfälligt avtal (via passtyp) – Om situationen uppstår snabbt och det inte finns tid att upprätta ett formellt avtal, kan passet istället markeras med passtypen Vikariepass eller Särskild visstid. Lönen betalas då ut som ordinarie timlön. Observera att om det tillfälliga avtalet inte skapas i Timeplan bör det finnas annan dokumentation – till exempel ett e-postmeddelande – som styrker uppgörelsen.

Byte av arbetstid

Om chefen och medarbetaren kommit överens om att byta ett pass – till exempel "Om du jobbar imorgon får du vara ledig nästa fredag" – räknas det som ett bytespass. Passet ger då normal lön och ger inte upphov till övertid, oavsett hur periodens samlade timmar ser ut.

Övertid

Om medarbetaren jobbar mer än sin avtalade arbetstid, och det inte beror på vikariat, särskild visstid eller ett bytespass, räknas det som övertid.

Den tiden ska då ersättas enligt reglerna för övertid i det aktuella kollektivavtalet.

Övertid kan uppstå på två sätt:

• I samband med ett enskilt arbetspass – Medarbetaren stannar längre än passet. De första 2 timmarna ger ett visst tillägg, därefter ett högre tillägg.
• Vid periodavstämning – Om den samlade arbetade tiden efter periodens slut överstiger avtalad tid.

Så hanterar du det i Timeplan – steg för steg

Innan du kan börja använda de nya reglerna

Vissa förberedelser måste göras innan du kan börja använda de nya mertidsreglerna i Timeplan:

1. Stäm av alla pågående periodavstämningar som ännu inte är avslutade.
2. Stäng löneperioden för mars – Det är ett krav att mars löneperiod är stängd innan uppgraderingen kan genomföras.
3. Meddela Timeplan att du är redo – Skicka ett mejl och bekräfta att ni är redo för uppgradering samt vilket datum ni vill börja använda de nya reglerna.

⚠️ Viktigt: Öppna inte stängda löneperioder efter att uppgraderingen är genomförd.

Steg 1 – Skapa beräkningsperioder

Efter uppgraderingen skapar du en eller flera beräkningsperioder i Timeplan. Du kan ha en gemensam period för hela företaget, eller olika perioder för olika yrkesgrupper eller avdelningar.

Gå till Avtal → Beräkningsperioder och skapa din period. Ange namn (t.ex. "8 veckor") och fyll i de datumintervall som ska gälla framöver. Fyll på med nya intervall allt eftersom.

Steg 2 – Koppla medarbetare till beräkningsperioden

Varje medarbetare som ska följa de nya reglerna behöver kopplas till en beräkningsperiod.

Gå till Personal → Grundschema och perioder, välj medarbetaren, klicka på Ny och välj vilken beräkningsperiod som gäller. Ange även startdatum – vanligtvis 1 april eller medarbetarens anställningsdatum om det är senare.

Detta görs bara en gång. Medarbetaren följer sedan automatiskt de datumintervall du lagt in i beräkningsperioden.

Steg 3 – Hantera förändringar under perioden

När schemat ändras under en pågående period är det viktigt att passtypen sätts korrekt. Dubbelklicka på passet i Timeplan och välj rätt passtyp:

Steg 4 – Löpande avstämning under perioden

Du behöver inte vänta till periodens slut för att stämma av. Det finns tre sätt att följa upp löpande:

• Veckoavstämningsrapporten – Ta ut rapporten för aktuell beräkningsperiod.
• Veckoöversikten – Visa "Schemalagd tid inkl. frånvaro" i vänsterkolumnen. Avvikelser markeras med röd text och visas som tooltip.
• Personal → Periodavstämning – Här ser du avtalad tid mot arbetad tid fram till dagens datum.

Steg 5 – Periodavstämning när perioden är slut

När beräkningsperioden är slut gör du en Periodavstämning under Personal → Periodavstämning. Timeplan fyller automatiskt i rätt start- och slutdatum baserat på medarbetarens period.

Timeplan räknar ut om det finns en differens mellan avtalad och arbetad tid. Om medarbetaren arbetat mer än avtalat beslutar chefen hur överskjutande tid ska hanteras:

• Timlön – för bytespass och vikariat
• Mertid 35% – i pengar
• Komptid – i tid (uppräknat med 1,5 om det är valt)

För timanställda gäller även att om den arbetade tiden är lägre än avtalad tid, betalas kvarvarande del ut som timlön.

När perioden är avstämd startar nästa period automatiskt.

⚠️ Observera: Periodavstämningsfunktionen finns tillgänglig från och med apriluppdateringen av Timeplan. Se leveransplanen nedan.

Leveransplan – när finns vad på plats?

Timeplan levereras i två steg:

Leverans 30 mars Detta är det som behövs för att du ska kunna schemalägga rätt redan från 1 april:

• Möjlighet att schemalägga vikariepass och bytespass
• Inställningar under Administration → Avtalsinställningar
• Nya passtyper och kontogrupper
• Funktionen "Tillfälligt anställningsavtal"

Leverans under april Det som behövs för den första periodavstämningen:

• Hantering av löneperiod
• Personal → Periodavstämning

Vanliga frågor

Kan överskjutande tid tas ut som kompledighet istället för pengar? Ja, det är möjligt. Komptid räknas upp med faktor 1,5.

Vad gäller om en medarbetares beräkningsperiod sträcker sig över 1 april? Mertid som intjänats före 1 april hanteras enligt de gamla reglerna (timlön). Mertid som uppstår efter 1 april hanteras enligt de nya reglerna. Vid periodavstämning för en period som sträcker sig över 1 april är rekommendationen att betala ut överskjutande timmar som timlön, om perioden till övervägande del legat innan 1 april. Det finns ingen formell uppgörelse mellan parterna om detta.

Kan beräkningsperioder kombineras med timbank eller årsarbetstid? Nej, det är antingen eller.

Hur avrundas mertid? Samma avrundningsregler gäller som för övertid – till exempel ger 11 minuters övertid 30 minuters ersättning.

Måste vi använda Visitas anställningsavtalsmall? Nej, det är inget krav att använda Visitas specifika avtalsmall.

Har du frågor? Kontakta Timeplans support. (support@timeplan.se / 031 730 40 30)