Skapa ett nytt eller tillfälligt avtal

TTimeplan×+

←→↻education.timeplan.se⋮

Avtalets huvudinställningar innehåller flera val som får följder utanför själva sidan. Gå igenom hela vyn innan avtalet tas i bruk.

• Välj ett Namn som hjälper dig och andra administratörer att skilja avtalet från liknande alternativ. Namnet får innehålla högst 50 tecken och måste vara unikt. I det frivilliga fältet Beskrivning kan du förklara när avtalet ska användas och vad som skiljer det från andra avtal.
• När ett nytt avtal skapas är de befintliga företagen förvalda. Avmarkera företag som inte ska kunna använda avtalet, eller välj Alla bara när avtalet verkligen ska vara generellt tillgängligt.
• Ett avtal som är kopplat till fel företag kan erbjudas där det inte ska användas. Om rätt företag saknas går avtalet i stället inte att välja för medarbetare där, även om övriga inställningar är korrekta.
• Om du utgår från ett befintligt avtal kan Kopiera spara tid. Kopian sparas direkt och bygger på originalets senast sparade inställningar, inte på osparade ändringar i formuläret. Dagprofiler, avvikelsekoder, periodregler, terminalmeddelanden, appens saldoinställningar, egna passtyper och företagsval följer med. Det är inställningarna för saldon som kopieras, inte medarbetarnas historiska saldon.
• Behandla en kopia som ett nytt avtal som behöver full granskning. Byt inte bara namn; kontrollera varje kopplad regel och företag innan avtalet görs tillgängligt för medarbetare.
• Med Storkundsmodul följer även avtalets lönefältsinställningar med i kopian. Utan den modulen skapas i stället den vanliga kopplingen till ett lönefält med fritt värde. Kontrollera därför sidan Lön i kopian innan den används i en anställning.

• Veckoarbetstid är avtalets heltidsmått. Medarbetarens avtalade tid jämförs med detta värde när sysselsättningsgrad och flera beräkningar bestäms.
• Med Låst veckoarbetstid ersätts medarbetarens veckoarbetstid med avtalets heltidsmått när avtalet väljs i ett ordinarie eller tillfälligt anställningsavtal. Fältet blir sedan låst. Kontrollera särskilt följden för deltidsanställningar innan du markerar valet; det är inte bara en spärr mot att ändra heltidsmåttet.
• Om du ändrar låsningen skrivs inte alla befintliga anställningsavtal om direkt. Ändringen tillämpas när ett berört anställningsavtal öppnas och sparas i sitt eget arbetsflöde. Kontrollera därför medarbetarens villkor även där innan du sparar.
• Arbetspass och stämplingar använder både planerade pass och registrerad tid. Endast arbetspass, tillåt stämplingar utgår från passen men tillåter att medarbetaren också stämplar.
• Endast stämplingar, arbetspass tillåts utgår från registrerad tid och gör arbetspass valfria. Avvikelseintervallen och Avvikelseregel visas men går inte att ändra. OB-avrundning även då arbetspass finns går inte heller att välja. Gruppen Mertid och Periodavstämning på sidan Avtalsinställningar blir låst med denna metod.
• Avvikelserapportering i appen låter medarbetaren rapportera avvikelser. Även här visas avvikelseintervallen och Avvikelseregel låsta. Däremot visas Ange om avvikelse skedde i början eller slutet av arbetspasset. Gruppen Mertid och Periodavstämning är inte låst av den här metoden.
• Med de två sistnämnda metoderna nollställs avvikelseintervallen när du väljer Spara. Om du senare byter tillbaka till en metod som använder intervallen behöver du ange dem på nytt. De gamla gränserna kommer inte automatiskt tillbaka.
• Konto för plustid och Konto för minustid går fortfarande att ändra på skärmen i dessa två lägen, men de nya valen sparas inte. Timeplan behåller de tidigare sparade kontona och avvikelseregeln. Låt därför inte det synliga kontovalet vara din enda kontroll av vad som faktiskt gäller.
• När du byter rapporteringsmetod ska du gå igenom de fält som blir synliga, dolda eller låsta. Utgå inte från att ett tidigare värde fortfarande motsvarar verksamhetens avsedda arbetssätt.

• Typ av avtal ger tillgång till olika inställningar men skapar inte alla beräkningsregler åt dig. Välj den typ som motsvarar avtalet ni ska använda:
• Standard är förvalt för ett nytt avtal. Jour- och beredskapsinställningar finns tillgängliga i dagprofilerna.
• Vårdförbundet ger också tillgång till jour- och beredskapsinställningarna.
• Detaljhandelsavtalet används för hantering av medarbetarens branschvana. Jour och beredskap visas inte i dagprofilerna.
• Hotell & Restaurang (HRF) visar valet för deltidsanställds intjänande av extra ledig dag i anställningsavtalet. Jour och beredskap visas inte i dagprofilerna.
• Kommunal/SVF ger tillgång till jour och beredskap, men inte valen Attestera helgdagar och Bortse från arbetspass vid stämpling på sidan Avtalsinställningar.
• Typ av lön styr presentationen i anställningsavtalet och anställningsbeviset. Välj Månadslön, Timlön eller Dagslön efter hur beloppet ska anges. Med Crona/Fortnox PAXML heter månadsvalet Månadslön (heltid). Ingen lön döljer lönedelen i anställningsavtalet; det betyder inte att alla beräkningar i Timeplan stängs av.
• Lönegrupp är ett separat val från sidan Lönegrupper. Gruppen används bland annat för lönekostnadsformler och i berörda löneexporter. Den ersätter inte lönebeloppen och lönefälten som hanteras på sidan Lön.

• Med Avvikelse sparas på tidbankskonto förs positiva och negativa differenser till Konto för plustid respektive Konto för minustid. Välj rätt tidskonton från sidan Konton. Kontrollera även rapporteringsmetoden: i de två lägen som låser avvikelseregeln sparas inte nya kontoval.
• Med Ingen tidbank, Förskjuten arbetstid tillåts men begränsas till arbetspassets längd kan stämplingarna flytta den tid som tillgodoräknas. Den sammanlagda tiden begränsas till passets längd efter rast, och ingen separat tidbanksdifferens skapas.
• Med Ingen tidbank, Stämplingarna styr Faktiskt arb. timmar och Timlön minskar sen instämpling och tidig utstämpling den ordinarie och faktiskt arbetade tiden. Positiv flex ökar däremot inte tiden automatiskt.
• Med Ingen tidbank, Arbetspasset styr Faktiskt arb. timmar och Månadslön behålls den schemabaserade tiden vid sen instämpling eller tidig utstämpling inom flexintervallet. Ingen separat tidbanksdifferens skapas. Välj därför inte mellan reglerna enbart efter ordet timlön eller månadslön; kontrollera hur ni vill att avvikelserna ska behandlas.
• Avrundning av stämpling påverkar tiden innan andra beräkningar görs. Kontrollera därför värdet tillsammans med gränserna i era OB- och övertidsregler. En avrundad tid kan hamna under en minimitid som den registrerade tiden hade uppnått. Förklaringar av avrundningsvalen finns på sidan Avtal.
• Under Byte av arbetspass styr båda medarbetarnas avtal vad som händer:
• Byte inte tillåtet stoppar bytet om något av avtalen har det valet.
• Byte tillåtet, ansvarig chef notifieras ej gör att mottagarens accept räcker när inget av de två avtalen kräver attest.
• Byte tillåtet, alla byten ska attesteras kräver chefens godkännande efter mottagarens accept. Det räcker att ett av avtalen har det valet.
• Kontrollera sidorna Konton, Dagprofiler och Kontoinställningar, tillsammans med de andra regler avtalet behöver. Huvudinställningarna skapar inte automatiskt alla kopplingar mellan beräkningar och konton.

• Om du har använt Ny sparas det nya avtalet nu. Om du har använt Kopiera finns kopian redan sparad, men ändringarna du gjort därefter behöver sparas separat.
• Ett meddelande om att avtalet är ofullständigt beskriver vilka inställningar som återstår. Ett meddelande om att avtalet inte används betyder däremot att ingen medarbetare är kopplad till det. Det är väntat för ett nytt avtal och betyder inte i sig att beräkningsreglerna är fel.
• Att spara huvudinställningarna ändrar inte tidigare beräknade saldon. Planera en separat och avgränsad omräkning om ändringen senare ska tillämpas på redan beräknad tid.

TTimeplan×+

←→↻education.timeplan.se⋮

Tillgängligheten är bara en del av avtalsinställningarna. Kontrollera även attestering, helgdagar, avtalad tid och de val som styr periodavstämning.

• Ett ordinarie avtal erbjuds när ett vanligt anställningsavtal skapas. Ett tillfälligt avtal erbjuds i dialogrutan där ett tidsbegränsat tillfälligt avtal läggs till. Själva funktionen för tillfälliga anställningsavtal kräver Personal & Administration; att markera tillgängligheten här aktiverar inte modulen.
• Tillgänglighetsvalet skapar inte någon automatisk tidsgräns. Start- och slutdatum anges fortfarande i den enskilda medarbetarens ordinarie eller tillfälliga anställningsavtal.
• Om du avmarkerar tillgängligheten hindras nya val av den typen, men befintliga anställningsavtal som redan använder avtalet ändras inte. Använd alltså inte kryssrutan som ett sätt att avsluta en medarbetares anställning.
• Kontrollera Avstämningstyp, attestval och helgdagsinställningar. De påverkar senare arbetsflöden även om konsekvensen inte syns direkt i avtalslistan.
• Markera minst en befattning och minst en anställningsform. Bara de val som har markerats här erbjuds när ett anställningsavtal använder avtalet.
• Befattningslistan hämtas från sidan Befattningar. Om en befattning saknas behöver den rättas där innan avtalet kan erbjuda den.
• När alla befattningar är markerade tillåts även nya aktiva befattningar som skapas senare. Om bara vissa är markerade behöver varje ny befattning läggas till i urvalet här. Kontrollera vilket av dessa upplägg som passar avtalet.

• Under Attest av administratör väljer du om tidrapporten behöver godkännas, inte vem som får godkänna den. Alternativen har olika följder när rapporten ändras senare:
• Krävs inte innebär att tidrapporten inte behöver administratörsattest.
• Krävs en gång låter en genomförd attest ligga kvar även efter en senare ändring eller omräkning. Om en administratör uttryckligen har återkallat attesten behöver rapporten däremot attesteras igen.
• Krävs även efter ändringar kräver en ny granskning när periodens saldoposter läggs till, skapas om eller tas bort. Det gäller även när en omräkning ger samma totalsummor som tidigare. En ren textändring som inte påverkar eller skapar om saldounderlaget kräver däremot inte en ny attest.
• Om medarbetaren har flera avtal under samma löneperiod gäller det strängaste attestvalet: Krävs även efter ändringar går före Krävs en gång, som går före Krävs inte. Kontrollera därför alla berörda avtal om tidrapportens attestkrav inte motsvarar det enda avtal du nyss ändrade.
• Välj Avstämningstyp efter den uppföljning och fördelning av tid ni faktiskt ska använda. Välj inte bara det alternativ vars namn liknar en rapport ni brukar ta fram:
• Ingen avstämning används när avtalet inte ska hanteras med periodavstämning.
• Veckoavstämningsrapport utan avstämning ger stöd för rapporten utan att perioderna hanteras som periodavstämningar.
• Avstämning och veckoavstämningsrapport kombinerar rapporten med periodavstämning.
• Avstämning av timbank använder timbankens konto. Kontot visas men går inte att byta i listan Avstämningskonto.
• Avstämning av beräkningsperiod använder medarbetarens valda beräkningsperiod. Kontrollera kopplingen på sidan Grundschema och perioder.
• Avstämning av valt konto använder det konto du väljer i Avstämningskonto. Det är bara med detta alternativ som listan går att ändra.
• Om du byter bort Avstämning av valt konto rensas det pågående kontovalet. Välj därför kontot på nytt om du återgår till alternativet innan du sparar. Listan innehåller medarbetarkonton med tidsenhet, och det valda kontot visas även i Veckoöversikten.
• De två första avstämningstyperna ger ingen ny periodavstämning för avtalet. De är inte ett sätt att radera tidigare avstämningar eller ändra ett annat avtal som medarbetaren använder.

• Under Avtalad tid beräknas enligt väljer du mellan två modeller. Vardagar (5 / vecka) använder antalet vardagar delat med fem, medan Veckodagar (7 / vecka) använder antalet kalenderdagar delat med sju. Resultatet multipliceras med medarbetarens veckoarbetstid. Skillnaden blir viktig när en period inte består av hela veckor.
• Inkludera helgdagar i avtalad tid avgör om berörda helgdagar ska ingå i dagantalet eller dras bort. Kontrollera det valet tillsammans med modellen för avtalad tid, så att en röd dag inte behandlas på ett annat sätt än avtalet avser.
• Skapa arbetspass från grundschema på helgdagar avgör om grundschemats pass ska skapas även på röda dagar. Det är ett annat val än att räkna in dagen i avtalad tid. Valet påverkar också vilka vardagshelgdagar som ingår vid beräkning av mertid per månad.
• Med Attestera helgdagar behöver berörda helgdagsresultat godkännas i stället för att attesteras automatiskt. Med Bortse från arbetspass vid stämpling frångås den vanliga jämförelsen med arbetspasset vid stämpling på berörda helgdatum. Dessa två val visas inte för avtalstypen Kommunal/SVF.
• Gå också igenom de mer särskilda helgdagsvalen på sidan Avtalsinställningar och kontrollera den kopplade helgdagsregeln. En kryssruta som skapar ett pass eller räknar in en dag ger inte på egen hand rätt till ett visst helgdagstillägg.

• Om du får meddelandet att avtalsinställningarna är inkompletta behöver du kontrollera både Befattning och Anställningsform. Minst ett alternativ måste vara markerat i vardera listan; meddelandet talar inte om vilken av listorna som är tom.
• Sparandet gäller det avtal som är valt på sidan. Det skriver inte om befintliga anställningsavtal och räknar inte om redan beräknade saldon. Kontrollera därför både avtalsinställningarna och det enskilda anställningsavtalet när du följer upp ändringen.

• Om avtalet inte syns ska du kontrollera kedjan i ordning: företag under Tillgänglig för, valet för ordinarie eller tillfälligt avtal samt befattning och anställningsform på sidan Avtalsinställningar.
• Kontrollera att avtalet ger rätt heltidsmått och att fältet beter sig som avsett om Låst veckoarbetstid används. Jämför sysselsättningsgraden med det värde som verksamheten förväntar sig.
• Skapa eller använd ett provpass och kontrollera att rapporteringsmetod, dagprofil, rast, OB, övertid och konton fungerar tillsammans. Vilka resultat som behöver kontrolleras beror på avtalets omfattning.
• Att spara en senare regeländring räknar inte automatiskt om redan beräknade saldon. En sådan omräkning är ett separat arbetsflöde, inte ett obligatoriskt steg för varje nytt avtal. Följ förklaringen av dialogen Räkna om avtal på sidan Avtal om en tidigare period ska påverkas. Där framgår vilka företag och datum som behöver kontrolleras före körningen.
• När provet är godkänt dokumenterar du avtalets avsedda målgrupp och vilka företag som får använda det. Det minskar risken att avtalet senare väljs för fel medarbetare.

TTimeplan×+

←→↻education.timeplan.se⋮