Kontot för Timbanken är kopplat till en tidsräknare som beräknar hur mycket tid den anställde har arbetat kontra veckoarbetstiden. Tidsräknaren räknar veckoarbetstiden dividerad med 5 eller 7 dagar per vecka beroende på er uppsättning
Exempel nedan för heltidsanställd som arbetar 40 timmar per vecka.
Veckoarbetstiden (VA): 40 timmar/5 dagar = 08:00 (tt:min)
En skuld på 8 timmar per dag rullas ut måndag-fredag.
Timeplan utgår från att alla arbetar måndag-fredag och rullar ut veckoskulden så, oavsett om medarbetaren arbetar helger eller inte.
Den beräknade arbetstiden för en månad blir:
* Antal vardagar i månaden*(veckoarbetstiden/5)
Vilket exempelvis för oktober blir: 21 dagar x 8 timmar = 168 arbetstimmar
Arbetar den anställde fler än 168 timmar (summan för exempel månaden, detta varierar beroende på antalet arbetsdagar) så blir det överskott på kontot för timbanken. Arbetar hen färre timmar samma månad så blir det underskott på kontot.
För att en medarbetare som har en veckoarbetstid på 40 timmar ska gå jämt upp krävs det att hen arbetar 8 timmar om dagen, fem dagar den veckan. Dessa arbetsdagar kan vara längre, kortare och/eller under helgen så länge veckoarbetstiden uppfylls.
Exempel:
En medarbetare har inget arbetspass på måndagen vilket ger -8:00 timmar. Tisdagspasset är istället 16:00 timmar. Det blir +/- noll för de två dagarna tillsammans.
Om en medarbetare har en giltig frånvarokod, så som Sjuk, VAB eller Semester, under ett arbetspass på en vardag räknas det i tidsräknaren ändå som arbetad tid då en anställd inte ska gå minus på kontot dessa dagar.
Vid frånvaro helgdag går tidsräknaren plus samma antal timmar som det schemalagda passet.
Det är viktigt att schemalagda pass inte tas bort dagar då en medarbetare har giltig frånvaro. Timeplan inte kan beräkna frånvaro om det saknas schemalagd tid att vara frånvarande från.
Om en medarbetare är frånvarande från ett pass som är längre än 8h måste man ta ställning till hur man vill hantera det.
- Man drar ner passet till att matcha dagsskulden så att timbanken går +/- noll
- Man låter passet ligga kvar och antar att det jämnar ut sig på hela perioden
a) Om passet är längre än dagsskulden går man minus i Timbanken vid frånvaro
b) Om passet är kortare än dagsskulden går man plus i Timbanken vid frånvaro
Alternativ 1 innebär mer handpåläggning men en exakt Timbank vecka för vecka och alternativ 2 är ingen handpåläggning men kräver att man kan se att det handlar om en årsarbetstid och att det därför går jämnt upp under en längre period.
Oavsett vilket tillvägagångssätt man väljer är det viktigt att man är konsekvent och applicerar samma princip på alla medarbetare.
Tidsräknaren fortsätter att räkna på samma sätt hela veckan och resterande veckor inom schemaperioden. Timbanken är uppbyggd kring årsarbetstid och små minus eller plus är att vänta.
Eventuella över- eller underskott regleras vid Periodavstämning. Timbankssaldot förs inte över till lön (i de flesta fall) utan är en tidsräknare i Timeplan.
Frånvaro heldag mot timbank -hur mycket kommer medarbetaren gå minus?
I nedan exempel är medarbetaren heltidsanställd på 40h/veckan
- Timbank/7: Om en person har schema en dag och tar ut timbank så blir saldot -5:43. Varför? Jo arbetar man (vilket uttag av tb likställs vid) så får man plustid och sedan tas det bort lika mycket tid i uttag av timbanken. Kvar blir alltså -5:43.
Medarbetaren kommer alltså att gå minus sin skuld och inte passets längd. - Timbank/5: Om en person har schema en dag och tar ut timbank så blir saldot -08:00. Varför? Jo arbetar man (vilket uttag av tb likställs vid) så får man plustid och sedan tas det bort lika mycket tid i uttag av timbanken. Kvar blir alltså -08:00. Medarbetaren kommer alltså att gå minus sin skuld och inte passets längd.
Felsökningstips för dig som kund:
- Varför går medarbetaren plus i timbanken all tid som hen arbetar?
Svar: Den vanligaste orsaken är att medarbetaren saknar veckoarbetstid på anställningsavtalet. Detta lägger du till via -Personal -Aktuell medarbetare -Anställningsavtal -Lägg till hens kontrakterade veckoarbetstid i fältet veckoarbetstid.
Hur gör vi en avstämning med utbetalning/avskrivning eller flyttar saldot till nästa period?
Enklast gör du en periodavstämning och mer information om detta verktyg finner du här: https://support.timeplan.se/sv/periodavst%C3%A4mning
Tips -läs även våra andra artiklar om
Förklaring på timbank, årsavstämningsrapport, veckoavstämningsrapport