Steg för att komma igång med Timeplan

I den här artikeln går vi igenom de olika stegen för att ni ska komma igång med Timeplan

Som timeplanansvarig behöver du ha god överblick över hela arbetsflödet i Timeplan för att ni ska komma igång med Timeplan på din arbetsplats och för att medarbetarna slutligen ska få rätt lön. I den här artikeln kommer vi att gå igenom dessa steg.

Steg 1

Företag – här kan ni läsa mer om hur ni kan uppdatera/lägga till information om ert företag
Skapa arbetsuppgifter -information om hur du skapar arbetsuppgifter finner du här Arbetsuppgifter
Lägg upp Befattningar
Lägg upp behörigheter

Steg 2

Lägg upp dina medarbetare läs mer om anställningsförfarandet här

Rätt avtal

I Timeplan finns en pott med ett antal kollektivavtal upplagda som i sin tur är kopplade till regler och konton (lönearter) som skickas in till ert Lönesystem. Tanken med dessa avtal är att du som personalansvarig inte ska behöva beräkna ob, övertidsersättningar och årsarbetstid med mera. manuellt. Systemet ska hjälpa dig med detta. Avtalen styr även vilka val medarbetaren får i stämpelklockan när denne avviker från sitt schema. Därtill så ska lönesystemet ta emot rätt konton för rätt typ av medarbetare. Exempelvis så ska en medarbetare med månadslön inte få ersättning i form av timlön inklusive semesterersättning. Därmed sagt - väljer du rätt avtal när du lägger upp en ny (eller byter avtal på en befintlig) medarbetare så har du mycket vunnet!

Skapa arbetspass och schema

Utifrån medarbetarens utlovade veckoarbetstid kan du fördela timmarna i ett schema. Det kan du göra på många olika sätt och för de medarbetare med utlovad veckoarbetstid är det bra med ett grundschema (rullande schema). Med ett väl genomtänkt schema som motsvarar verksamhetens behov vinner du tid och sparar in pengar på onödiga övertidsersättningar. Arbeta proaktivt - desto mer noga och klurig du är när du lägger ditt schema desto mer tid sparar du på de efterkommande stegen i processen.

Skapa arbetspass
Schemalägg dina medarbetare antingen via veckoöversikten, grundschema
eller via grundschema avancerad

Registrera tid - Stämplingar

Utifrån det lagda schemat stämplar medarbetaren. Om schemat ligger rätt och motsvarar den tid som den anställde ska arbeta ökar möjligheten för medarbetaren att stämpla rätt. Avviker stämplingen från schema genom att den anställde stämplar in tidigt eller sent, stämplar ut tidigt eller sent samt stämplar en dag utan arbetspass kommer medarbetaren få val i form av avvikelsekoder. Dessa avvikelsekoder är anpassade till avtalet medarbetaren går på och styr sedan avdrag eller tillägg på lön så det är viktigt att stämplingarna blir rätt. Minska risken för fel vid stämpling – lägg rätt schema.

Medarbetaren Stämplar in/ut eller Avvikelserapporterar

Åtgärdslistan

I åtgärdslistan hamnar alla dagar som saknar stämplingar, frånvarokod samt den tid som måste attesteras. I de flesta fall så förs all tid som kostar företaget extra pengar över till åtgärdslistan för attest. Åtgärdslistan behöver tömmas med regelbundenhet av flera skäl så som att arbetet flyter på lättare när det finns få åtgärder, när du har bra överblick över vad som hänt i verksamheten (det kan vara svårt att komma ihåg 30 dagar efter tillfället en medarbetare arbetade över om hens arbete var nödvändigt eller inte) samt att systemet kan verka trögt om alla ansvariga ska attestera och justera tider för alla sina medarbetare exakt vid samma tillfälle i månaden.

Rapporter

Med rapporter stämmer du av hur månaden som gått (OBS! detta gör ni varje månad för att kontrollera utfall på samtliga medarbetare för vald period) har gått och du får en slutlig överblick över varje medarbetares tider. Rapporterna motsvarar det löneunderlag som kommer att importeras in i Lönesystemet via vår lönefil. Vi rekommenderar att alla med personalansvar tar ut en Tid- och kontorapport för att stämma av månaden innan löneperioden stängs. I och med det har du möjlighet att göra justeringar direkt i Timeplan och risken för att löneansvarig behöver göra ändringar i själva löneprogrammet minskar.

Lönefil

När månaden passerat och åtgärdslistan är klar, rapporterna avstämda är det dags att skapa upp en löneperiod som stängs av den som har huvudansvaret för personalen eller lönefrågorna. När perioden stängs kan inga ändringar göras i den i efterhand. Detta för att uppgifterna i Timeplan ska stämma med uppgifterna som finns i löneprogrammet. Därefter kan en fil innehållande löneunderlaget skapas upp och importeras in i löneprogrammet.